Gluegent Flowでよくいただく疑問と解決方法 第11回「繰り返し発生する申請」
- Gluegent Flow
今回はGluegent Flowで直近いただいたご質問についての実現方法をご紹介します。
「年間の枠で購入稟議申請で決裁をとるが、請求書が毎月発行され12回発生する。その支払申請を新規で申請するのは現場にも経理側に負荷がかかるため自動で申請する方法はないか」というご質問をいただきました。もしこのブログをご覧のみなさまも同じような疑問や要望がございましたら参考にしてくださいませ。今回は支払申請を繰り返して自動で申請させたいというケースになります。下記３つのステップで実現が可能です。
１、支払申請のモデルを作成
２、スケジュール実行でセット
３、請求書が届いたら添付し回覧
それぞれ詳しく説明します。
１、支払申請のモデルを作成
支払申請のモデルを新規で作成します。経路＞経路設定で必要な経路を作成、名前を変更します。
上記、経路設定の２番目「担当者設定」を「作成者」にしておきます。 そうすることで申請の最初を自分に戻すことができます。
また、入力フォームの「経路ごとの表示・編集設定」で編集可能に変更します。必要に応じて他の経路も編集可能に変更します。
プレビューで編集が可能なことを確認します。確認し問題なければモデルを保存します。
２、スケジュール実行で申請
ホームに戻って「＋作成」ボタンを押して今回作成した「支払申請」を選択します。必要項目を入力します。
入力が終わったら右下の「スケジュール実行」を押します。＊こちらの表示を有効にするためにはクラウドコンシェルジュ宛に依頼が必要です。
「スケジュール実行」のボタンを押すと下記画面が出てきます。名前や実行時間、繰り返し条件をここでセットします。初回の申請が済んだ場合、残り11回の申請のスケジュールをセットします。つまり、2023/9/1から2024/7/31の間で毎月1日に申請が自動で走り、繰り返す設定を行います。内容を確認し問題なければ「OK」を押します。
念の為、Gluegent Flowの管理者アカウントで「設定＞スケジュール」の項目を確認します。実際にスケジュールされたタスクがあることが確認できます。
３、請求書が届いたら添付し回覧
指定の日付・時間になると自動でセットした申請が開始します。取引先から受領した請求書のデータを添付してワークフローを進めるだけとなります。もし修正項目があればその際に編集して申請することができます。
なお、「スケジュール実行」の詳しい説明はマニュアルを参照ください。
また現在、終了日は365日以内の日付しか設定できませんのでご注意ください。
いかがでしたでしょうか。こういった要望が貴社でもございますでしょうか。もしくは、すでに導入済みの企業様で、もしご利用できそうなやり方や機能がありましたら是非試してみてくださいませ。もちろん、カスタマーサクセスへのご相談もお待ちしております！丁寧にご説明しますので、お気軽にお問い合わせください。
(Tsukada)
