セミナーレポート「未来に備える業務データのデジタル化と効率化術を学ぼう」
こんにちは。Gluegentセミナー担当です。
6月29日（木）「未来に備える業務データのデジタル化と効率化術を学ぼう 〜2024年1月に義務化する電子帳簿保存法対応とは〜」と題し、ソフトバンク株式会社主催、グーグル・クラウド・ジャパン合同会社のご協力のもと、Google渋谷本社にてオフラインのセミナーが開催され、視講してきました。
当日は150人近い方にご参加いただきました。セミナーの詳細内容は以下となります。
セッション①：Google の企業文化と働き方を支えるグループウェア
神宮 哲也 様 グーグル・クラウド・ジャパン合同会社
セッション②：バックオフィスDX電子帳簿保存法とGoogle Workspaceの活用
庄司 大助 様 グーグル・クラウド・ジャパン合同会社
セッション③：ワークフローDXとは？G&Gで進める業務自動化・効率化
有馬 大介 サイオステクノロジー株式会社
セッション④：Google Workspace 導入支援サービスのご紹介
二藤 優公 様 ソフトバンク株式会社
セッション①〜④まで全て勉強になる内容盛りだくさんでしたが、このセミナーレポートでは、セッション③のGluegent & Google Cloudのお話をレポートします。 その前のセッション①と②のお話を少しだけ。 政府は企業の大小変わらず、電子帳簿保存法への対応を義務付けているため、対応策として以下２点が必要となる、という現状があります。
・電子データを保存するシステムを導入する。
・保存方法の検討（タイムスタンプなど）
さらには、真実性の確保（訂正や削除履歴の確保）や、商取引の流れを管理する、可視性の確保（取引年月日や金額などをわかるようにすること）が必要不可欠です。 そこでGoogleドライブを適切な方法で活用すればそれらの課題を簡単・スマートに解決することができる、という内容でした。 そして、ついに！Mr.Gluegent ！有馬大介の出番です！
セッション③：ワークフローDXとは？G&Gで進める業務自動化・効率化
アジェンダは以下になります。
- 企業を取り巻くSaaS市場概況
- SaaS型ワークフロー概況
- G＆Gとは？
- 課題解決事例
SaaS市場の話、そしてお困りごとのある企業様が実際どのように電子帳簿保存法に対応したか、のご紹介まで、盛り沢山です。少々長くはなりますが、是非お付き合いくださいね。
企業を取り巻くSaaS市場概況 ＆ SaaS型ワークフロー概況
現在ホリゾンタルSaaS（業種・業務・業態問わず使えるクラウドサービス）だけでも900以上、スタートアップとしても300以上のSaaSが展開されているそうです。 新規のユーザー様はどこの何がいいのか分からないので「機能」で検索し、選ぶ。その結果、今までの業務の形態を無理やり変化させなければいけないという問題が生じるということが現在の一番の課題となっているとのことです。 約1200種類の中から選ぶとなると、誰かに課題を聞いてもらい、オススメしてもらわない限り何を選んでいいかわからない。選定段階で心が折れそうです。 上記の現象、個人的にはセッション①、②のお話を聞いた後なのでムズムズした気持ちになりました。知らないということは、勿体無いとさえ思いました。
G＆Gとは？ ＆ 課題解決事例
Google Workspaceをご利用のお客様に「攻めのDX」として活用していただきたいのがワークフローシステム「Gluegent Flow」なのです。 世の中では、「ワークフローが無ければ業務プロセスの定義ができない」という考えが認知されてきている現状があります。たくさんのワークフローシステムが存在する中で、自分達に合った使い方ができるものを選ぶ必要があります。
「Google Cloud」を業務で使用している方におすすめできるのが G＆G ( Google Workspace ＆ Gluegent Flow )です！ （わーい！面倒な選定作業が無くなりましたね！）
セキュリティ的にも2社とも安心・安全な認証を取得しているため、G&Gだとダブルで安心というところもポイントが高そうです。 企業の情報漏洩を防ぐ事はとてもとても重要な事ですよね！！！
Gluegent は「Glue（接着）」と「Gent（人々）」がその名の由来で、 クラウドサービスと働く人々を、業務を結びつけていきたいという願いがこもっています。
人事、法務、財務、経理、情シスなど、それぞれが使用しているプロダクトがいくつもあると思います。さまざまなSaaSがある中、なんと！Gluegent Flowはシステム連携をすることによって業務プロセスを一本化することが可能です。そして使い方がわかりやすい。色々な業務の中の無駄なプロセスを省くことができますね。
業務 ＝ タスクとタスクの集合体
ここで、典型的なアナログ業務の具体例を見てみましょう。
通常の業務だと、タスクをつなぐ人々がいます。
上司からいつもの様に「アレやっといて」と指示を受けたAさんが作業中に体調不良になったとしたら？
誰かが突然「業務の穴埋め」をする場合、今、何がどこまで進んだか状況を確認するためにも「調べる作業」から始めなくてはいけない。残業をして他の業務にまで影響が出る可能性も出てくるかもしれない。
この現象は「仕方のない事」と感じるかもしれません。Aさんもやりきれない気持ちになりますよね。ですが、変わることができるのです。簡単に、正確に。
「アレやっといて」を全て電子化することで、誰が見ても業務内容を明確に知ることができる。誰に対しても引き継ぎができる状態になったらどうでしょうか。
以前のように「業務引き継ぎ書」や「手順書」も必要なくなり、業務内容を見える化し、業務の流れ（フロー）をデジタル化することができます。
何がどこまで進んで、どこに（誰に）あるか明確化される。
＝ 誰もが進捗が分かり、手戻りが発生しない
＝ 効率化
すなわち「DX化」できるということです。
例えば、電帳法対応ですと、
真実性、可視性、検索性の要件を満たした状態での請求書処理も可能。
データの２次利用や、自動連携やスプレッドシートへ自動出力も可能。
その他、運用ルールを決めた入力で知りたい情報を統一することで誰もが業務の平常化を実現することができます。業務内容を大幅に変える必要もありません。
最後に、業務フローとしてではなく、人事評価をするツールとしてGluegent Flowを使用している
象印マホービン株式会社様の事例を簡単にご紹介します。
以前の人事評価を社員番号から検索して表示、過去の内容を見ながら比較し、今年の評価をすることができる。履歴が残ることで断片的に覚えているような事にも対応できますし、セキュリティを守りつつ必要な時にいつでも情報を見ることができます。このようにさまざまな業務に対してIT化を実現することが可能です。
また、業務の理解を深めるための「育成」として先輩の知識をデータ化することで、従業員の成長につながる、というお悩み解決も、多種多様に設定できます。
まとめ
Gluegent Flow × Google Workspace が連携する事で、最強タッグになる！
企業様のそれぞれのお悩みや課題に寄り添い、使い方次第でさまざまな課題を解決できるのが「Gluegent Flow」なのですね。
申請・承認だけがワークフローではなく、お悩みの数だけ運用の方法がありそうだな、と感じました。
無数のDXに対し、さまざまな課題に対応することが働き方改革です。
2024年1月までに義務化する電子帳簿保存法対応としても、これからの業務改善に必要なGluegent Flowを取り入れてみてはいかがでしょうか。
以上、セミナーレポートでした。
