Google Workspaceで電子帳簿保存法に準拠した運用をしたい方、必見！Gluegent Flowによる自動化で業務効率化とコンプライアンス実現！

最終更新日：2023年03月15日

Gluegent Flow

Google Workspaceで電子帳簿保存法に準拠した運用をしたい方、必見！Gluegent Flowによる自動化で業務効率化とコンプライアンス実現！

ご存知の方も多いと思いますが、電子帳簿保存法改正の猶予期間が終了し、2024月1月より電子帳簿保存法改正後の運用が完全に開始されます。まだ対応が済んでいない企業も多い中、Google Workspaceも電子帳簿保存法に準拠したし、それを使って運用をしたいという話をよく聞きます。そんな企業さま向けにGoogle Workspaceを使ってどうすれば実現できるか、また運用する際に必要になることなどをご説明します。

電子帳簿保存法（でんしちょうぼほぞんほう）とは

法律では正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といい、第一条の趣旨には「情報化社会に対応し、国税の納税義務の適正な履行を確保しつつ納税者等の国税関係帳簿書類の保存に係る負担を軽減する等のため、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等について、所得税法、法人税法その他の国税に関する法律の特例を定める日本のものとする」と記載されています。

改訂版

以前、電子帳簿保存法改正で必要な対応は？ツール導入！のその前に（解説）

でも解説していますが、電子帳簿保存法上、電磁的記録による保存は以下の3つに区分されています。

・電子帳簿等保存

・スキャナ保存

・電子取引

当初の保存法の要件が厳しかったものが緩和されて、対応が必須になったのは「電子取引」だけとなります。メールやEDI取引など電子データで受領した見積書、請求書、契約書などが対象となります。

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Google WorkspaceがJIIMA認証を取得

Google CloudはGoogle Workspace が公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（以下、JIIMA）が審査する「電子取引ソフト法的要件認証」を取得し、電子取引ソフト法的要件認証製品一覧に登録が完了したというリリースを出しました。

Google Workspaceの共有ドライブとGoogle Vaultを活用し、JIIMA の審査を受けたマニュアルに沿って運用すれば、電子帳簿保存法必須の要件である「真実性の確保」「可視性の確保」などが実現できるようになります。ただしツールを導入しただけでは運用上の問題が残ります。

運用上の課題

準拠するための要件の検索要件に「取引年月日、取引金額、取引先」で検索できること、掛け合わせ検索ができることなどがあります。そのため、共有ドライブに格納する際には、ファイルのリネーム作業、Googleドライブでの「ラベル付与」作業が必要になります。

問題の１つ目としてその契約書や請求書などが正しい承認ルートを得て決裁されたデータであるかの運用が定められてないことです。

問題の２つ目として「共有ドライブへの格納作業」「ファイルのリネーム作業」「Googleドライブへのラベル付与」を全て手作業で行わなければならないことです。手作業が残ることでヒューマンエラーやコンプライアンス上の問題が発生します。

解決策として

そこで、Google Workspaceに連動したワークフローであるGluegent Flowが共有ドライブへの連携を強化しました。下記を強化し自動化を実現することで手作業をなくし業務効率とコンプライアンス向上をはかれます。

　　強化１：　自動処理で共有ドライブへのファイルアップロード

　　強化２：　自動処理でファイルのリネーム作業

　　強化３：　自動処理で共有ドライブへのラベル付与(*現在開発中)

電子帳簿保存法へワンストップで対応

つまり、Gluegent Flow x Google Workspaceで電子帳簿保存法へワンストップで対応することが可能になります。例えば「支払依頼申請」を電子帳簿保存法に準拠した形で運用する場合の流れは下記になります。社内では、申請→承認→確認としてワークフローを回覧し、確認ボタンが押されたタイミングで支払管理簿への追記および、電帳法に準拠した形でデータ保存を行います。手作業がなくなり法令遵守と業務効率化が同時に実現します。

支払依頼申請のケース