ワークフローの申請内容をPDFでSharePointへ保存しよう！

最終更新日：2023年03月01日

Gluegent Flow

以前の記事で、Gluegent FlowからMicrosoft 365版Excelへ自動行追加する方法やSharePointへファイルを自動転送する方法をご説明しました。今回は、Gluegent Flowで作成した申請内容を自動で指定の形式にフォーマットし、PDFとしてSharePoint上に保存する方法をご紹介します。

想定される利用シーン

Gluegent Flowを通して申請された内容は処理済みのタスクも含め、タスク一覧画面で参照することができます。ただし、基本的に申請内容はGluegent Flow内でしか参照することができません。ワークフローの内容によっては申請内容を申請書として保存する事が望ましい場合もあるかと思います。自動で指定のフォーマットのPDFで保存されるようにすることで、効率的に申請内容を申請書として保管できるようになります。

実際の設定

それでは、実際に設定する方法を紹介していきます。今回は「企画・提案書」を例にして説明していきます。

まず始めにPDFにするためのWordファイルを作成しましょう。申請内容によって変更したい部分には仮の文字を入れて作成してください。後でその文字が書き換えられるようにするために、Wordの[開発]タブのデザインモードを選択後、変更したい部分を選択し、「テキストコンテンツコントロール」をクリックしてください。

完成したWordファイルはPower Automateで参照可能なOneDriveやSharePointにアップロードしてください。

次にPower Automateで、Gluegent Flowから受け取るデータの設定を行います。

トリガーは「HTTP要求の受信時」を選択してください。「サンプルのペイロードを使用してスキーマを生成する」をクリックします。

Gluegent Flowから受け取る情報を以下のようにして入力し、「完了」をクリックします。

例)

{
    "企画名":"",
    "作成日":"",
    "部署名":"",
    "担当者":"",
    "現状分析":"",
    "企画の概要":"",
    "具体的な内容":"",
    "得られる効果・メリット":"",
    "スケジュール":"",
    "備考":""
}