Googleドライブには「ラベル」という機能があります。ファイルに「ラベル」という会社名や日付といった情報を付与できるので、整理や検索の効率化が見込めます。この「ラベル」をGluegent Flow(Google Workspace 版)から自動的に付与出来るようになりました。

みなさんは、ファイルを見つけるにあたって、どのような方法で探していますか？例えば、特定のフォルダに予めファイル名に会社名を埋め込んでおいて、「XX社のファイルはどこだったかな」となった際には該当フォルダを会社名で探す、などされているでしょうか？最近では、ファイルの中のデータを元に検索できるシステムもありますが、ファイルの形式が対応している必要があるなど、完全ではありません。また、契約更新のために契約情報が記載されたファイルを探すにあたって、「昨年同月の間に契約したんだけど、契約締結日は正確には何日だっけ？」となった際、期間指定検索が出来ればよいのですが、なかなかハードルが高くなってしまいます。だからといって、ファイルを全て開いて調べるというのも辛いですよね。そこで、Googleドライブの「ラベル」利用をオススメします。「ラベル」によって、ファイルに検索用の情報を別途付与できるようになります。

具体的には、「会社名はXX」「契約締結日はXX/XX/XX」「契約期限はXX/XX/XX」などを付与しておくことが出来ます。それによって、先に例としてあげた「XX社のファイルはどこだったかな」という場合も、ファイル名に「XX社」が含まれていなくても、「会社名はXX」という「ラベル」によって探し当てることが出来るようになります。また、「契約締結日が昨年同月の期間」と、範囲指定でも検索可能です。さらには、「会社名はXXで、契約締結日が昨年同月の期間」と、複数の条件をもとに検索することも出来るようになるのです。これによって、「探しものがすぐに見つからない」という問題が改善できることが見込まれます。なお「ラベル」についての詳細は、Googleの公式マニュアルをご参照ください。

Googleは、Google Workspace が電子帳簿保存法改正へ対応した旨発表(JIIMA認証取得)しました。昨今ではどんどん電子化が進んでいるため、このような法改正が行われた際には、やはり出来る限り早急に対応することが求められるかと思います。そこで、例えば Google Workspace によって電子帳簿保存法に準じた運用を行おうとすると、「ラベル」の利用が条件となっていることが先の記事から遷移できるマニュアルに記載があります。

このようにいいことづくめのようにもみえる「ラベル」ですが、懸念点もあります。まず、ファイルに「ラベル」を逐一付与していくことが大前提になります。ただGoogleドライブ単体では人の手によって「ラベル」を付与していくため、作業漏れや値の設定ミスが考えられます。そもそも、対象となる全てのファイルに「ラベル」付与を行うことは非常に負荷が高いので、場合によっては現実的な運用としては難しくなるかもしれません。

そこでGluegent Flowでは、「自動的にラベルを付与する」自動処理をリリースしました。(リリース内容はこちら)
例えば「契約担当者が契約書ファイルを作成し」「上長が確認をする」といったワークフローが完了した段階で、Googleドライブへ自動的にファイルアップロードされて、さらに同時に「ラベル」も付与されるといったことが可能になります。これによって、人の手によって「ラベル」を付与するといった手間が省けますし、なにより複数人によって確認された値が確実に設定されるため、設定時と検索時ともに、作業効率が飛躍的に向上出来るものと思われます。その結果、先にも述べたように Google Workspace の電子帳簿法対応に基づく運用で必要になる「ラベル」の取り扱いも、現実的な作業となるかもしれません。

電子化が普及した今、ファイルは作成が容易になった反面大量に作成されるようにもなったため、その検索性を含めた運用負荷をいかに抑えるかというのも重要な課題になっていると思います。今回のGluegent Flowのリリースで、皆様の作業負担が軽減され、「本来の業務に集中できる」ような一助になれば幸いです。