そんな風にも使えるの？Gluegent Flowのワークフロー以外の便利な使い方
- Gluegent Flow
弊社が提供するGluegent Flowは、システムやビジネスツールの紹介サイトでは「ワークフローシステム」にカテゴライズされている製品です。
ワークフローシステムとは、稟議書や申請書を、ひとつのシステムの中でまわして申請から承認・決裁まで一気通貫にできるシステムです。弊社にも多くのお客様から稟議書や申請書を電子化したいというご相談をいただきます。
ですが、Gluegent Flowは稟議書や申請以外にもさまざまな業務で活用いただけます。
今回は、Gluegent Flowの「いわゆるワークフロー」以外の使い方をご紹介します。
Gluegent Flowの便利な使い方1：情報共有ツールとして活用する
社内規程や通達は社員に確実に伝えなければならない情報です。しかしながら、掲示やメールだと、見てくれない人もいます。社内ポータルサイトに掲載しても、見てくれない人は一定数います。
こんなときはGluegent Flowを活用してみましょう。
※この方法は、小規模の組織を想定しています。
方法は簡単です。共有したい情報を添付したフォームの回送先を、グループ（拠点・部門・役職）で指定し、申請ボタンを押すだけです。
もし情報の共有先が例えば部長以上などに限定されていて、回送先をダブルチェックしたい場合には、申請者が上長に回送し、上長が確認したら共有先（部長以上）に共有されるようなフローにすると安心です。
受信者は、「確認ボタン」を押せばそのアクションの履歴が残ります。履歴がない人、すなわち「確認ボタン」を押してくれない人は、情報を見ていない可能性大です。
そんな時は「よろしくお願いしまぁぁぁす！！」の祈りを込めて、「催促ボタン」を押しましょう。未確認者に一斉メールが送られるので、確認を促すことができます。これで「気づかなかった」を極力回避できます。
ただし、注意点もあります。
１）共有先の方が差し戻しができないように設定しましょう（詳しい設定方法はこちら）。
２）共有先の人数があまりにも多い場合は、複数のユーザーが同時に処理（確認ボタンを押下）すると、自分が押せない場合があります（詳細はこちら）。
３）共有先は、把握できる人数にとどめましょう。大人数の場合はエラーとなってしまうため、別の手段をおすすめします。
Gluegnet Flowの便利な使い方2：入力されたデータを一覧にして出力する
飲食店での衛生チェックなど、毎日のチェックは店舗で良いが、月末などの一定の期間ごとに本部にデータを送るなどの必要がある場合、チェック表をワークフローにしてしまいましょう。
毎日の確認はワークフローをまわして運用し、データはスプレッドシートに出力する設定にしておきます。本部側では、そのスプレッドシートを任意のタイミングで閲覧することが可能です。
出力する詳細の方法は以下をご覧ください。
もちろんGluegent Flowはタブレットやスマホでも申請・承認ができるので、動き回りながら入力することが可能です。文字入力は手間が増えがちなので、入力する項目は可能であれば選択式にしてしまうと入力する側も楽になることでしょう。
Gluegnet Flowの便利な使い方3：情報を集める媒体にする
社内で集めた情報を文書の形で社外に提出する際、複数の部門の情報が必要な場面があると思います。一般的には、文書の作成者が各部門から情報をもらって、書類に転記して上長に承認をもらってという流れになるかと思いますが、転記の過程でミスが起こる可能性がありますし、同じタイミングで集めることが難しかったりします。例えば、A,B,Cの情報を出したいが、A,Bが決まらないとCも決まらないなどの例です。
そんなときは、Gluegent Flowを回しながら情報を集めていきましょう。ワークフロー上で各部門に回ったタイミングで情報を入力してもらえる設定にします。すべての部門を回ったら、情報が集まっている状態です。
次に、集まった情報を転記する。・・・の作業は、Gluegent Flowでは不要です。集まった情報は、自動で書類の形に整形すれば、手間もかからず転記ミスも起こりません。
Gluegnet Flowの便利な使い方4：入力された情報を書類形式に出力する
Gluegent Flowは、印刷用のレイアウトを設定できます。GoogleドキュメントやHTMLレイアウトエディタを活用し、入力された内容を印刷レイアウトのどこに反映するかを指定すれば、フォームで入力された情報を転記作業することなく自動で出力できます。
レイアウト設定は少し手間がかかりますが、決まったフォーマットの書類を多数作成する必要がある場合は、一度設定すれば文書作成の時間短縮ができます。
詳しくは、
- モデル編集 印刷・フォームレイアウト・その他の設定 を参照ください。
社外への報告書や見積書・規格書など、決まった形の書類を発行する機会が多い企業さまはぜひご活用くださいませ。
お知らせ
今回は、Gluegent Flowでよく利用されている稟議・申請以外の使い方をご紹介しました。運用によってはさまざまにご活用いただけるGluegnet Flowです。なかなかイメージがわきにくいと思いますが、今回ご紹介した以外にも、さまざまな業務に活用方法できますのでお気軽にご相談くださいませ。お客様にぴったりの活用方法をご提案させていただきます。
- ご利用を検討中の方のお問い合わせ（Gluegent Flow に関するお問い合わせ）
- ご利用中の方のお問い合わせ（クラウドコンシェルジュ）
また、2/15には実際にGluegent Flowを活用いただいているお客様に登壇いただくユーザーミーティングを実施します。実際の利用者様がどのようにGluegent Flowを活用されているかを知ることができますので、皆様の業務のご参考にもなると思います。
すでにGluegent Flowをご活用いただいているお客様も、導入をご検討中のお客様もご参加いただけます。
詳しい情報とお申込みは以下のバナーをクリックくださいませ。
多くのお客様にご参加いただけることを心よりお待ちしております！
（橘）
