「業務改善の次なる一手は、社内アプリとGoogleスプレッドシート活用術」～セミナーレポート
- Gluegent Flow
- セミナーレポート
こんにちは。Gluegentセミナー担当です。
2022年10月12日、「業務改善の次なる一手は、社内アプリとGoogleスプレッドシート活用術」と題し、株式会社電算システム様主催、グーグル・クラウド・ジャパン合同会社様のご協力のもと、オンラインセミナーを開催しました。
今回は、セミナーの内容そのものでなく、その内容をふまえたAppSheetやGluegent Flowについてご紹介します。私見もまじっておりますが、ご了承くださいませ。ではさっそくまいります！
セミナーの内容
Sesson1:Appsheetの概要・活用シーンのご紹介（グーグル・クラウド・ジャパン 宮崎様）
Session2：AppSheetなら非IT人材でも簡単！完全ノーコードアプリ開発の実演（株式会社電算システム 川崎様）
Session3：データと業務をつなげる、ワークフロー × Googleスプレッドシートの活用術とは？（サイオステクノロジー株式会社 有馬氏）
「システム化されていない、非定型業務」をノーコードでデジタル化するAppSheet
社内システムが身近なものになり、業務系のSaaSも増えて便利になった半面、手作業でシステム間のデータを転記したり、管理台帳を別で作ったりなど、システム化されなかった業務や、手間が増えてしまった業務はありますよね。
1回あたりの業務は数分で完了するとしても、毎日続いたり件数が多かったりするとちりも積もればで無視できないボリュームになってきます。しかも、そもそも人の手でやる必要があるのだろうか・・と思ったり。
Googleが提供するAppSheetは、そんな業務を手助けするアプリケーションだなという印象を受けました。Google社の宮崎様によれば、AppSheetは「システム化されておらず、かつ非定型業務」が得意領域だそうです。
第三者からシステムやサービスが提供されている（すでにシステム化されている）業務はそれらのサービスを利用すれば良いとのこと。またシステム化されていなくても定型の業務（紙による契約業務や発注業務）は、RPAやローコードシステムで解決できる場合があるとのこと。これらからこぼれた業務が得意だそうです。
AppSheetの使い方については、電算システムの川崎様よりご紹介がありました。Googleの日常で使う機能が使えればアプリが作れるので、プログラミング知識がなくても便利そうです。
「一般業務をノーコードで手順化、見える化」するGluegent Flow
最後は、弊社Gluegent サービスライン有馬の登壇によるセッションでした。
まず、Gluegent Flowについて、有馬より改めて以下の紹介がありました。
「Gluegent Flowは、一般業務を手順化、見える化をノーコードで実現するクラウド型のワークフローシステムです。弊社ではITサービスを様々ご提供していますが、SaaSでDX実現を支援するべくGluegent Flowサイオスグループの最重要サービスの一つとして位置づけ、お客様により良いサービスをご提供できるよう日々取り組んでおります。」
Google社宮崎様の言葉をお借りすると、Gluegent Flowは「システム化されていない、定型業務」が得意領域です。RPAやローコードプログラミングで解決したいけれど、やはり時間もないし専門知識もないという方に最適なサービスがGluegent Flowです。とくに、「申請・稟議書を書類そっくりにデジタル化」できるため、書類を回して進めるような業務が最適です。
たとえば、本セッションでご紹介した「備品購入申請」。どの会社でも発生する一般的な業務であり定型業務ですが、自社の運用に合致したシステムはあまりないため、紙で運用するか、自社で何らかのシステムを作る必要がありますよね。
システムを作ることになった場合、Gluegent Flowはテンプレートが60種類以上もあるため、このテンプレートを活用して簡単に「備品購入申請」を自社にカスタマイズすることができます。入力欄には数字やテキストの指定や、関数の設定も可能です。
日本の企業の多くは業務を進めるには複数の承認が必要ですが、Gluegent Flowは承認フローも柔軟に対応できるため、つまづくことがありません。
もちろん先にご紹介したAppSheetでも承認フローは作れますが、複雑な承認の場合は作りこみが必要だそうです。
Google AppSheet × Gluegent Flow を活用して業務改善を加速
最後は、弊社Gluegent サービスライン有馬の登壇によるセッションでした。
Google AppSheet だけ、Gluegent Flow だけ、を利用するのでももちろん業務改善は可能ですが、組み合わせて活用するとさらに便利になります。
Gluegent FlowはGoogle Workspaceとの親和性がとても高く、Googleグループの組織情報を活用して承認経路を設定したり、スプレッドシートで作成したデータをGluegent Flowで活用することが可能です。
またGluegent Flowで承認されたデータを自動処理という機能でスプレッドシートに自動出力すれば、台帳のようなデータ作成も自動で作成されます。
このスプレッドシートをを活用したAppSheetアプリを作成すれば、承認を得た後の備品発注業務や、在庫管理表への反映まで一気にできそうですね！「一部がシステム化されたけど結局残る手作業」も減り業務がサクサク進むことでしょう。
また、Gluegent FlowもAppSheetも情報システム部門ではなく現場担当者が作成や編集ができるので、一度作ったワークフローやアプリも、業務改善もどんどん進めることができます。
まとめ
今回、AppSheetの説明を初めて伺いましたが、Gluegent FlowとAppSheetがお互い補完しあうことで、業務改善の幅が広がるのではと期待感が増しました。世の中には日々新しいサービスが生まれ、取り入れる組織も増えていると思いますが、どうしてもこぼれ落ちる業務や、第三者が提供するサービスやシステムでは対応できないことがあります。そういった時に、Gluegent FlowやAppSheetで業務間やシステム間をつなげることができたら、業務改善もさらに進んでよいですね！
(橘)
