以前の記事で、Gluegent FlowからMicrosoft 365版Excelへ自動行追加する方法をご説明しました。Microsoft 365の連携としてご要望の多いのは他にTeamsへの自動メッセージ投稿やSharePointへの共有フォルダへ自動的にファイルアップロードするものがあります。その中で今回は、Gluegent FlowからSharePointへファイルを自動転送する方法をご紹介します。

SharePointのポータル画面に社内規則がPDFとして共有されていたとします。そこで社内規則が変更になったときに、変更後のPDFを総務内で申請、承認されたら自動的に先のポータル画面にアップロードされるととすればいかがでしょうか。総務の担当の方からすれば、文書の改訂に注力できて、SharePointにアップロードするという手間から解放されます。またユーザ目線でいえば、常に最新の社内規則をポータル画面で閲覧することが可能になるわけです。

それでは、どのように設定すればよいのかをざっくりと見ていきましょう。以下は、あらかじめ用意されたSharePointポータルの共有フォルダにワークフローで承認された社内規則がアップロードされるものになります。

次に、Power Automateで、外部からのデータ受付と、SharePointへのファイルの作成を設定します。ここまでがPower Automate側の設定です。(画像は設定した結果です。)

今度はGluegent Flow側の設定です。モデル内の経路(例えば決裁時)に自動処理「外部システム実行」を追加し、ファイルデータの出力を記述します。(今回は、添付ファイルとして「ファイル1」を入力フォームに設定しています。)

ここまでで準備は完了です。では、実際に社内規則変更フローを申請/決裁まで処理してみることにします。以下のような申請で「社内規則.pdf」というファイルを添付ファイルとして選択したうえで決裁すると...

ポータル画面の共有フォルダには、同名のファイルが更新されています。

なお、今回は社内規則でしたが、部内の資料共有など用途はいくらでも考えられると思います。

他にもいろいろ出来ます

PowerAutomateによってGluegent FlowからMicrosoft 365へ連携を行えば、ワークフロー申請時に承認者へのメンション付きでTeamsのチャンネルにメッセージ送信出来たり、添付ファイルをOneDriveへ自動的にアップロード出来るなど、いろいろ応用が可能です。

(Fuji)