2019年の記事に到達する時に検索されているキーワードは、

• 定型業務
• 非定型業務
• 定型業務 効率化
• 定型業務 一覧

などです。業務を「定型」と「非定型」のように整理する方法は、最近始まったものではく、業務プロセスを改善しようとすれば、自然にたどり着く分類の一つです。では、なぜ今年後半になって、この記事への関心が高まったのでしょうか。考えられる理由は多くありますが、最もわかりやすい解釈は、コロナ禍によって、否応なく促された「働き方の変化」によるものでしょう。新型コロナウイルスは、「新しい生活様式」や「ニューノーマル」といった言葉に表されるように、人類の生活そのものを一変させてしまいました。それは、当然のことながら、仕事にも大きな影響をあたえ、すべての企業が、これまでの業務プロセスについて、再検討する必要に迫られました。

2020年前半は、特性が分からない未知のウイルスの感染が広がり、4月7日に緊急事態宣言が出され、5月25日に解除されました。この間は、多くの国民が不安を抱え、慣れないテレワークを試みていたように思います。後半は、ここ数週間は、第三波の状況ですが、現時点では非常事態宣言は出されていません。この記事へのアクセス状況のみで考えるのであれば、時勢の極端な矮小化と言えますが、

2020年前半の慌ただしい状況をうけて、次の状況の変化に対応するべく、業務プロセスの改善を急ぐ企業が増えた

と見ることも出来ると考えます。第一波の真っ只中では、多くの企業が、従業員を守るために、十分な準備ができていなくても、テレワークに移行しました。感染状況が少し収まったところで、やや落ち着いて、自社の業務プロセスについて見直しを図り、今後も来るかも知れない第二波、第三波にも耐えうるように、改善を図ろうとしているように思われます。

合わせて考えられるのは、RPA(Robotic Process Automation)の台頭でしょう。「定型業務」は、RPAで自動化、省力化できる格好のターゲットです。ただ、このニーズを後押しするのも、コロナ禍による働き方の変化と考えられます。今までは、オフィスにいつもいる「人」がその柔軟性と、裁量でこなした雑多な業務は、オフィスに行けない(あるいは、いる時間が少ない、行く人が少ない)という状況においては、達成することができなくなりました。そのため、否応なく省人化や自動化を目指し、回らない業務プロセスは、検討され、整理されることになります。

RPAは、技術の発展に伴い、急激に普及しています。コロナ禍を機会として、導入を検討している企業も多いでしょう。ただ、多種多様な業務の全てについて対応できるものでもなく、業務プロセスを見直す中で、向いているもの、向いていないものが明らかになってきます。AIの発達に伴い、これまでは考えられなかったような高度な判断が可能になっていますが、まだまだ人間が判断しなければ行けない業務や、新たに作り出す必要がある業務など、RPAに向かない業務も多くあります。

2019年の記事では、「業務を見直して、定型業務はワークフローに定義して、非定型業務や余暇のための時間をつくりましょう」というものでした。それまで「紙」の帳票や、依頼書などで、複数の担当者の間をめぐり、時には押印され、差し戻され、滞っている処理の進捗が確認・催促されて、ようやく決裁されていました。このような業務については、電子化、クラウド化によって、大幅に高速化されます。さらに、全ての処理は、安全に保管され、適切な監査に耐える業務を構築することができます。業務プロセスの整理によって、「定型業務」として「ワークフロー」に定義された業務は、最適化されます。その結果、「非定型業務」に貴重な業務時間を割けるという内容です。

コロナ禍の最中で、感染拡大第三波の今から振り返ると、業務プロセスの見直しと、定型業務のクラウド化、ワークフロー化は、今の状況下にも十分耐えうるメリットが見込まれるでしょう。反対に、電子化、クラウド化をしていなかった企業では、非常事態宣言の時に、業務が混乱し、滞ったのではないでしょうか。いま時点でも、多くの社内処理や商談は工夫して、できるだけリモートで済ませるようにしているかも知れません。しかし、この状況が長期化することも想定して、特定の人員に無理を強いる業務や、どうしても出社しなければならない業務などは、再度検討することで、従業員が長期的に安心して仕事をできる環境を目指す必要があります。

業務プロセスの改善の過程で現れてくる「定型業務」を効率化する解決方法は、様々です。ここでは、前述したRPAとワークフローをあげてみます。それぞれの特徴から、向きと不向きがありますが、共通して目指すものは変わらないと考えられます。

まず、RPAの側からみてみます。RPAはワークフローに比べて、より「自動化」に軸足をおいたソリューションと言えます。誰がやっても、手順にさえ従えば、同じ結果を得られるものです。さらに、処理対象が大量にあったとしても、コスト、処理時間がリニアに増加しません。大量にさばければ、それだけ効率化の効果が高いと言えます。データの整理や、レポート作成などが最も得意とする対象です。

一方で、決まりきった業務プロセスだとしても、処理の過程で人間の判断が必要な場合は、RPAの利点を活かしにくいでしょう。業務プロセスが整理され、適切なロールを持つ人に処理がまわり、滞りなく判断を促すようにする必要があります。このようなケースでは、ワークフローが最適です。適切な経路さえしっかり定義されていれば、処理をするべき人に必要な情報が提示され、その責任において判断、決裁をすることができます。情報に不足や、不適切な点があれば、差し戻して、条件の変更を促すことも出来ます。人の判断を伴う処理の効率化には、ワークフローが最も良い結果を産むでしょう。

それぞれ、強み、特徴がありますが、RPAとワークフローが共通して目指すものは、やはり、「定型業務を効率化し、非定型業務に注力できるようにする」ということです。粒度や、内容の向き不向きがあるものの目指す先には、近いものがあると考えられます。さらに言い換えれば、その目的は、「従業員のマンパワーを最大化して、短時間に高い価値を創造する」ということになります。

弊社が提供するGluegent Flowは、クラウドで稼働する本格的なワークフローです。様々な業務プロセスをワークフローとして定義し、どこでもいつでも、処理を滞らせることなく進めることが可能です。また、全ての処理は、クラウド上に保存され、改ざんされることはありません。さらに、現在「紙」で回っている処理をそのイメージを損なう事なく電子化するため、申請画面のテンプレートを柔軟に作成可能です。一方で、稟議書や経費精算等の想定される申請書のテンプレートを多くご用意していますので、すぐに業務に適用可能です。 Gluegent Flowは、2011年のサービス開始当初から、いつでも、どこでも処理できるワークフローとして、提供してまいりました。コロナ禍でテレワークが多くなっても、変わらず業務の効率化に貢献しています。まだ、いまのような状況は続くことが予想されます。「状況が落ち着いてから」と躊躇せずに、今すぐ業務プロセスを整理し、定型業務が洗い出せたら、ワークフロー化しましょう。定型業務を安心して安全に進めることができれば、非定型な仕事により多くの時間を使い、高い価値を創造することができます。