紙・エクセルの帳票や申請書をワークフローシステムへ移行する際に、焦ってしまうことで陥りがちなケースをご紹介します。

• ワークフローシステムの評価・検証で簡単な帳票レイアウトを利用する
  • • よくありがちなのが、簡単そうでシンプルな定型業務の帳票から取り組もうとするケースです。例えば、項目も少なく承認ルートもシンプルな「休日申請」をベースにワークフローシステムの導入評価を行ったとします。その時点では何も問題なくスムーズに検証も終わり、本導入後に項目が多く複雑な承認ルートがある「稟議申請」を作ろうとしたところ、ワークフローシステムの制限が分かり、実現が困難であることが判明してしまいますが、運用開始後のため戻れません。
• 既存の帳票や申請書をそのままシステム上に載せようとする
  • • 紙やエクセル帳票を使ったワークフローでは入力欄の他、申請・承認ルートも自由に変更可能です。特に非常に複雑な申請・承認ルートとなっている場合が多く見受けられます。そのような承認ルートをそのままワークフローシステム上で再現しようとすると、設定が複雑となり、メンテナンス負荷も上がってしまいがちです。
• いきなり全社展開する
  • • 焦って全社展開に踏み切ってしまうと、社内からの問い合わせや部署間の調整に時間がかかってしまい、その結果、スムーズな社内展開ができなくなります。

上記のような評価・移行の進め方のままでは、何かと障害も多く、すんなり移行できないのではないかと思います。