G Suite(旧Google Apps)の社内ポータルで様々な共有情報を1箇所に集約する
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Gluegent GadgetsはGoogle サイトで社内ポータルを構築する際に役立つ情報共有ツールです。 Googleサイトだけで構築する際に発生する課題も、Gluegent Gadgetsを利用すれば解決できるようになります。Googleサイトで社内ポータルを構築するときに発生する課題の一つに、様々な社内のお知らせ情報を同一ページに集約することが難しい、というものがあります。これは、部署毎にアクセス権が異なる情報をGoogleサイト上のページに掲載できないことによるものですが、このためにはお知らせ情報をユーザの権限に応じて動的に切替えた上で表示する必要があります。 今回は、Gluegent Gadgetsの「お知らせ通知」および「掲示板」ガジェットを利用することで、社内のお知らせ情報を集約する方法を説明します。
Googleサイトだけで社内のお知らせ情報を扱う場合の課題
社内でお知らせする情報は大きく以下の2種類に分かれることが一般的です。
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- 全社員に共通で伝えたいこと
- 特定の部署・人毎に伝えたいこと
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- お知らせの掲載場所がバラバラとなってしまうことで、その情報に対する視認性が落ちてしまう（パッとひと目で確認しづらくなる）。しかも別ページに分かれたお知らせはユーザ自らアクセスしないと見れないため、見落としがちとなりやすい。
- 管理者が部署毎のお知らせ専用ページを設けることになるため、ページが部署の数だけ必要となり、管理も煩雑になる
- 特定のメンバーのみ共有したい場合でも、既存のお知らせページとアクセス権が異なってしまうと、そのアクセス権に応じた専用のお知らせページを管理者に用意してもらう手間が発生してしまう（そして、ほとんどの場合、専用ページの追加要望は管理者から却下される）
Gluegent Gadgetsのお知らせガジェットと掲示板ガジェットで社内の情報を集約化
前述の課題に対して、Gluegent Gadgetsのうち、以下の2つのガジェットを利用すると分散されてしまっている社内の様々な共有情報をポータルトップページ1箇所に集約させることができるようになります。
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- お知らせ通知ガジェット
- 参照先としたGoogleサイトのお知らせページを収集し、１箇所で表示するためのガジェット
- お知らせ通知ガジェット
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- 掲示板ガジェット
- 社内で共有したい情報の種類毎に掲示板を用意し、それ毎に記事を投稿・閲覧するためのガジェット
- 掲示板ガジェット
これらのガジェットを導入・活用することで視認性も改善し、管理も1箇所に集約できることで簡潔になります。
お知らせ通知／掲示板ガジェット導入時のチェックポイント
Googleサイトに上記ガジェットを導入したい場合、まずは以下のチェックポイントに従って、現在の状況・要望がどちらにマッチするご確認いただき、その上で導入の検討を進めるのが良いでしょう。
なお、各ガジェットの機能に関する詳細については以下の記事をご確認ください。
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チェックポイント
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推奨ガジェット
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お知らせ通知ガジェット
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掲示板ガジェット
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Googleサイトで社内のお知らせ情報を構築したものの、散財化してしまい、困っているケースも多いのではないでしょうか。Gluegent Gadgetsお知らせ通知や掲示板ガジェットを利用すれば、各記事のアクセス権に基づき動的に表示しますので、社内のお知らせ情報を1箇所に集約できるようになります。これにより、一般ユーザによる認識率の向上や管理者による運用管理効率も実現できるようになり、より円滑に社内情報を共有化できるようになるでしょう。
まだ、Googleサイトだけで情報共有しようとしている方はぜひGluegent Gadgetsをお試しください。
