Office 365 ユーザからのGluegent Flowに関する疑問点にお答えします

最終更新日：2017年04月18日

• Gluegent Flow

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今年に入り、Office365をお使いのユーザーからGluegent Flowについてのお問い合わせが増えてきました。 Gluegent FlowはOffice365と連携するクラウドワークフローとして昨年リリースしました。操作が容易なインターフェース、多種多様な入力フォーム、柔軟な経路設定等により社内の申請業務を効率化することができるサービスですが、機能が豊富であるため、どうしても往訪時に全て説明しきれないことも多く、後日メールで様々なお問い合わせをいただくことがあります。 今回は、最近Gluegent Flowに関してよく受けるご質問についてお答えした一例をお伝えしたいと思います。

ワークフローの認証方法は？

入力フォームのレイアウトは自由にデザインできますか？

入力フォームのレイアウトは、HTMLエディタ機能でデザインします。
このエディタはWYSIWIGエディタにもなっており、HTML・CSSの知識がない一般の方でも簡単にデザインすることが可能です。文字の大きさ・書体、表の段組み等について表現できますので、紙と同じような帳票レイアウトも実現できます。
例えば、Wordで紙帳票のテンプレートを作成していた場合は、以下の手順で行います。

1. Wordファイルを全選択後、コピーする
2. HTMLエディタのクリップボードにペーストする
3. 位置調整・罫線色の変更等を行い、適宜レイアウトを調整する

これにより、帳票レイアウトのデザイン作成を省力化することが可能です。

ワークフローで利用する組織はどのように定義しますか？

Gluegent Flowにて利用する組織情報はExchange Online の配布グループやセキュリティグループで定義していただきます。 例えば、営業部に属する配下組織や社員に対する組織情報を定義したい場合、以下のような階層構造を配布／セキュリティグループ上で作成していきます。

まず、組織毎に配布／セキュリティグループを作ります。次に、その組織に属する配下組織・社員についてグループメンバーとして登録します。メンバーにはアカウントしか登録できないのでは？とお考えの方がいらっしゃいますが、配布/セキュリティグループであればメンバーに別のグループを追加できますので、配下組織が表現可能です。
上記のようにOffice365側に定義した組織情報グループは、Gluegent Flowによって定期的に取得し、内部にキャッシュデータとして保存します。

別々の組織に所屬しているような兼務者を管理することができますか？

Gluegent Flowでは異なる組織に属する兼務ユーザを扱うことが可能です。
兼務者は、異なる組織の組織グループ毎にグループメンバーとして登録してください。以下の図では営業1課とマーケティング部を兼務しているユーザBをそれぞれの組織グループにメンバー登録しています。

兼務者、利用時に兼務先組織のどちらの立場で処理をするか、ユーザ自身が選択できるようになり、適切な承認フローが実現できます。
なお、Gluegent Flowでは現在ADから直接組織階層構造を連携せず、グループ定義を元に連携している理由の１つとして、この兼務者を管理可能とするためということがあります。

各部署の上長を承認者として経路先に設定できますか？

稟議書や見積書に付与する番号の採番ルールを変更できますか？

Gluegent Flowでは以下の「シーケンス設定」画面から採番ルールを追加・設定できます。

採番ルールは、区切り文字、固定文字（ex, 「見積」「稟議」）、日付フォーマット、連番のクリアタイミング（日、月、年）について設定でき、設定した採番ルールはモデル毎に使い分けることができます。