Google Apps(G Suite)で掲示板を実現しようとするときに直面する課題とは？

Google Apps(現在：G Suite )はクラウドサービスとして様々な情報共有ツールを提供しております。掲示板を実現しようとするとGoogle サイトを利用することになりますが、現在のGoogle Sitesでは満足に使えるだけの機能が不足していると言えます。弊社が提供しておりますGluegent Gadgets掲示板ガジェットをお使いいただけば、その機能不足を補い、便利に情報共有を実現することができます。 今回は、Google サイトで掲示板を実現しようとする場合の課題をGluegent Gadgets掲示板ガジェットがどのように解決するか、以下説明していきます。

Google サイトで掲示板を実現する場合の課題

以下、Google サイトで掲示板を実現しようとする場合の課題を考えてみます。

• 記事の公開日時を事前に予約しておきたい
Google サイトではお知らせしたい記事を事前に投稿し、後日公開するような設定は行うことができません。また期限を設けて自動的に記事を非表示にすることもできません。

• アクセス権等の設定を細かく行いたい
Google サイトでアクセス設定を行う場合、ウェブサイトやページ単位で設定できるものの、お知らせ投稿記事単位である特定の部門にのみ公開する、という細かいアクセス設定は行うことができません。

• 誰がまだ記事を読んでいないか、未読状況を把握したい
必ず閲覧してほしい記事を公開した人からすると、どれだけの人が読んだか、誰がまだ読んでいないか確認したいこともあるかと思います。Google サイトは未読／既読情報を取得することはできないため、未読ユーザに対して告知するようなことはできません。

• 記事に対して社員の意見が欲しい
ある記事に対してのみ、社内から意見を募りたいケースもあるかと思いますが、Google サイトで実現しようとすると難しいです。

Gluegent Gadgets 掲示板ガジェットで社内掲示板を便利に活用する

前述の課題に対して、Gluegent Gadgets掲示板ガジェットを利用すると、以下のように解決することができます。

• 記事公開スケジュールの事前予約

Gluegent Gadgets掲示板ガジェットでは、記事を事前に投稿し、公開開始日時、終了日時といった公開スケジュールを事前指定することができます。これにより、投稿者はあらかじめ記事を用意しておき、投稿タイミングについては掲示板ガジェットに委ねることができます。

• 細かいアクセス権の設定

Gluegent Gadgets掲示板ガジェット では、掲示板および記事毎にに参照のみ、編集、管理者といったアクセス権をユーザ・グループに対して細かく設定できます。

• 記事単位の未読・既読管理

管理者は記事毎に未読・既読ユーザリストを表示し、確認することができます。また未読者へリマインド用のメールを送信することができますので、個別に未読ユーザへ連絡するためにわざわざメールを用意する必要はありません。

• 記事コメント投稿機能

記事毎にコメントを登録できます。コメントが投稿されると閲覧対象者全員にメールで通知することもできます。（設定でON/OFF切替が可能です）