M365ユーザー企業が、
ワークフローGluegent Flow を選ぶ理由

MS365拡張ツールで、社内稟議・社内決裁システムをかんたん構築

PCの利用が当たり前になって20年以上経過しましたが、それを支えてきたのがMicrosoft Office製品群です。最近ではクラウド化やサブスクリプションモデルが進化し、Microsoft 365（MS365）という包括的なサービスとして提供されています。

Microsoft 365 （MS365）にはメールサーバー、チャットや音声、ビデオによるコミュニケーション機能、ポータルサイトにファイル共有、オンラインストレージなど数多くの機能が含まれています。 リモートワークやハイブリッドワークが普及した環境では、円滑なコミュニケーションツールとしても活用されています。 多くの業務をMS365のアプリケーションでカバーできますが、社内稟議や社内決裁の承認フロー構築は非常に難しいという課題をよく耳にします。

それらの課題を解決するのが、Gluegent Flow（グルージェントフロー）です。

① Azure AD（Microsoft Entra ID）と連携してMicrosoft（MS）アカウントを利用できる

Gluegent FlowはMicrosoft 365 （MS365）と連携します。アカウントは、AD（Microsoft Entra ID）の情報を活用しIDやパスワードを別で管理する必要がありません。また、セキュリティグループまたは配布グループの組織情報を活用するため、アクセスや承認権限の管理にも活用いただけます。人事異動や組織改編時の負荷を軽減し、適切な権限管理を行うことが可能です。

② 申請フォームにExcelを活用し、直感的な操作で申請フォームや承認経路を作成できる

Gluegent Flowの申請フォームは、ExcelやWordで作成した雛形を見た目そっくりにワークフローシステムに反映することが可能です。専用のツールを必要とせずノーコードで作成できるため、情報システム部門の方でなくても下端に作成できます。

申請フォームの詳しい作成方法はこちら：Excelテンプレート活用

承認経路はマウス操作とテキスト入力で直感的に操作可能です。経路上の担当はAzure AD（Microsoft Entra ID）の配布グループまたはセキュリティグループを反映した組織ツリーから選択でき、個人（メンバー）／部門（グループ）／役職（ロール）を選ぶことが可能です。

承認経路の詳しい設計方法はこちら：承認経路作成

③ Excelにデータを自動転記するなど、Microsoft 365（MS365）アプリと連携できる

Microsoft 365 （MS365）と組み合わせた利用実績が多く、さまざまな業務で連携機能が活用されています。TeamsやOutlookメールへの自動通知、ExcelやCSVを用いたマスターデータの活用。さらには、Excelへデータを自動転記させることで、管理表や台帳など自動で作成する等、自動化やデータの蓄積などワークフロー単体で利用するよりも便利な使い方を知れば、Microsoft 365 （MS365）の魅力が深まり業務での活用も広がるでしょう。

SharePointを使ったワークフロー開発と違い、Gluegent Flowの設定に専用スキルは不要

上述したポイントを踏まえつつ、導入の難易度をSharePointとGluegent Flowで比較してみましょう。SharePointはポータルサイトに必要な機能を数多く用意しており、ワークフローとして利用する場合にも自由なUI設計や経路設計が可能です。しかし自由度が高すぎるがゆえに、自ら設計して開発するハードルは高いと言えます。極簡単な情報共有サイトであればGUIで作ることができますが、ワークフロー機能を実装しようとすればコードを書く必要も出てきます。

これに対してGluegent Flowは、基本的なワークフローをノーコードで実現します。コードを書いてデザインや動作を制御することもできますが、ほとんどの場合GUIだけで事足りるでしょう。それはGluegent Flowが、ワークフローに特化した機能をあらかじめ実装しているからです。SharePointで作ったワークフローなら、新しい申請画面を作ったり既存の申請画面を修正したりするたびにIT部門に依頼しなければならず、現場の意見を盛り込みにくいものになる恐れがあります。一方、高いITスキルを求めないGluegent Flowなら業務現場の担当者が申請画面や承認経路を作り込み、使いやすいように随時修正することができるのです。

実際にある導入企業では、IT部門が用意したひながたを使って業務部門の担当者が現場で申請画面を作成しています。現場の意見を現場で反映できるので、業務実態に応じた使い勝手のいい申請画面が作れると評価していただいています。

MS365 のユーザー情報を共有してID管理を一元化、さらにユーザー利便性も向上

システムが増えるたびにユーザー管理の手間が増えていっては、時間を取られるだけではなく情報登録のミスを招くことにもつながります。しかし Microsoft 365 と連携して使う場合、Gluegent Flowで個別のID管理は必要ありません。ユーザー情報を同期するので、管理を Microsoft 365 に一元化できます。

さらにアカウント認証連携機能を備えているので、Microsoft 365 にログインしていれば再度パスワードなどを入力することなく、シームレスにGluegent Flowを使うことができます。ユーザー側も複数のID、複数のパスワードを管理する手間から解放されます。

同期される情報は個人レベルのユーザー情報だけではありません。Exchange Onlineから組織の階層情報も同期されるので、所属部署の上長を承認者として自動設定するような申請を作ることも可能です。従業員、組織の情報をすべて Microsoft 365 で管理できるので、組織変更や異動にともなうユーザー情報のメンテナンス負担を最小限に抑えることができます。

Microsoft Teamsのチームサイトにガバナンスを効かせる

組織の内部・外部とを問わず、コミュニケーションの利便性がとても高い Microsoft Teams。多くの企業や組織で利用されている中、課題となっているのがチームサイトの乱立とその管理の不全です。

例えば、従業員が任意で立てたチームサイトが乱立し、プロジェクト終了後も外部から招待したゲストユーザーの権限を残したまま放置されているなど、情報セキュリティやガバナンスの観点からも、とてもリスクが高い状態となっています。

Gluegent Flow であれば、チームサイトの追加や更新、削除などが可視化されるだけではなく、情報漏えいリスクの低減や、自動処理による管理工数・ミスの低減などの効果が期待できます。

MS365連携で、社内稟議だけでなくさまざまな業務プロセスを自動化、効率化

Gluegent Flowは、Power Automateを活用すればさらに多くのアプリケーションと連携できます。社内稟議や社内申請だけでなく、基幹システムとのデータ連携や申請データの他のアプリケーションへの反映など、活用方法はさまざま。貴社の社内DXを推進します。

Gluegent Flowを導入時には、カスタマーサクセスチームが初期設定、申請フォームや承認経路の構築など徹底してサポート。ご不明点は、いつでも何度でもお問い合わせいただけます。また、製品サポートサイト「クラウドコンシェルジュ」では、詳細なマニュアルや操作動画を公開しており、いつでもご覧いただけます。