Google Workspace と連携するワークフローのお勧めポイント

ビジネス基盤をクラウドに移行する企業が増え、その選択肢としてGoogle Workspace は有力な候補になっています。Webブラウザさえあれば業務ができる柔軟性と、クラウドだからという妥協を見せないパワフルな機能はとても魅力的です。
メール、文書作成、表計算など必要な機能が一通り揃っている Google Workspace ですが、他のサービスを組み合わせて補強することでより業務が円滑になります。その候補のひとつが、クラウド型ワークフローシステムGluegent Flowです。

① Google Workspace と同じくクラウド型のサービスである

最初のポイントは、言うまでもないでしょう。必要なときに、好きな場所で働けるようにするためには、業務に関わるあらゆる仕組みをクラウド化しなければなりません。ビジネス基盤を Google Workspace に移したのに申請書が紙ベースでは、ワークスタイルに大きな制約を残すことになります。

② Google Workspace と組み合わせて利用することを視野に開発されており豊富な連携機能を持つ

2点目は、クラウド型ワークフローの中でもGluegent Flowをお勧めする最大のポイントです。Gluegent Flowは、Google Workspace をはじめとするクラウド型ビジネス基盤を補うものとして開発されています。
GoogleにサインインするとGluegent Flowにも同時にサインインできるシングルサインオン機能など、連携機能の豊富さは「業界No.1レベル」と多くのユーザー様より評価をいただいています。単体でも十分に活用できますが、Google Workspace と組み合わせることで真価を発揮すると言える製品です。

③ Google Workspace と連携して業務に役立つ関連サービスが揃っている

3点目も連携機能の延長ですが、クラウド型ビジネス基盤を補強して日々の業務を支えるサービスがGluegentシリーズには揃っています。共有アドレス帳やグループスケジューラなど、業務のクラウド移行度合いに従って必要なサービスを段階的に取り入れていくことができます。

④ Google Workspace だけでは実現不可能な日本独自のビジネススタイルに対応できる

さらに加えて、4点目も見逃せません。Google Workspace は世界基準で開発されており、組織階層や役職に着目して従業員を管理するようにはできていません。こうした点もGluegent Flowを使って補うことができます。

GoogleアカウントをID基盤として共有、組織管理機能も補強

Google Workspace と連携して使う場合、Gluegent Flowに個別のID管理は必要ありません。シングルサインオン機能を持ち、Googleにサインインすれば自動的にGluegent Flowにもサインインが完了します。異動や組織改編があった場合にも、Googleの組織階層をメンテナンスしておけば、Gluegent Flowに自動的に反映されます。

日本組織の需要に柔軟に対応

Gluegent Flowにはスプレッドシートを使った組織管理機能が用意されています。日本ならではのビジネス習慣として組織図があり、組織の並び順や、部署内のメンバーが役職順に並んでいたりします。そこで、スプレッドシートで表示する順番や内線番号などを定義し、日本ならではの需要に応えているのです。

ワークフロー作成時に、自動的に所属部署の上司を承認者として指定するなどの自動処理が可能になります

ワークフローを情報の入口として、Google Workspace をデータストアとして活用

Gluegent Flowには多くのGoogle連携機能がありますが、その多くはGoogleに保管する文書、ファイルを操作する機能です。

ご覧いただくとわかるように、ワークフローを情報の入口として、また承認などの操作をきっかけとして、Google Workspace に対して様々な操作を自動実行できます。申請内容を扱いやすい形式でGoogleドライブに書き出すことで、情報を共有したり蓄積したり分析したりと活用できるようになります。いくつか、わかりやすい活用例を挙げましょう。

Googleドキュメントの機能を使って日報を部署内で共有

• Gluegent Flowで作成し、承認されたら同内容のドキュメントを作成するよう設定すれば、部署内で活動内容を共有することができます
• ドライブアクセスコントロールで保存した文書のアクセス権限を設定すれば、他部署のメンバーからは閲覧できないようにすることも可能です

営業報告から自動的に契約書を保管、Googleドライブ上で管理

• 営業の報告にGluegent Flowを使い、添付されたファイルをGoogleドライブに自動アップロードするよう設定すれば、顧客に提出した提案書や見積、契約書の写しをGoogleドライブで一元管理できるようになります
• こちらもアクセス権限を設定することで、管理職以上のメンバーのみアクセス可能などのセキュリティ対策を施せます

交通費申請から全社の交通費利用傾向を分析

• 交通費精算の申請をスプレッドシートに出力すれば、社内の交通費を全体的に俯瞰する経費台帳ができあがります
• どの部署がいつ頃どのくらいの交通費を使っているか分析すれば、費用対効果の低い出張などを洗い出すことができるかもしれません

備品購入申請から備品台帳を自動作成

• 承認された備品購入の申請をスプレッドシートに出力すれば、自動的に部署毎の備品台帳を作ることができます
• ひとつの申請から複数行のレコードを出力できるため、備品の種類ごとに個数や購入金額、購入日などの情報を台帳に書き出せます

Google Workspace を業務にフル活用するなら、Gluegent Flowがおすすめ！

以上のように、日々の業務の中で社内に流通する情報をストックすることで、膨大な量の活きたデータを活用することができます。Google WorkspaceとGluegent Flowの組みあわせなら、Gluegent Flowの自動処理設定で簡単に実現できます。

• ＊こちらの記事は、Gluegent Flow Business プランを基に紹介しています。