帳票を電子化・可視化したい
テレワークに限らず、オフィスワークでも書類の電子化やペーパーレス化の流れは加速度的に推進されています。紙の文書や帳票を電子化・可視化することで、全ての情報を一元的に管理ができ、社内の文書規定の策定・他のデータとの連携など、さまざまな業務プロセスの改善に役立ちます。
効率的に業務フローの電子化とその運用ができる Gluegent Flow を活用した電子化・可視化について、3つの活用例をご紹介します。
活用例1：テンプレートからカンタン編集。帳票作成を大幅に省力化
稟議書や申請書のひな形がもともと社内に50種類くらいあり、部門ごとで勝手に編集して使用していたA社。結果的に、部門ごとでフォーマットが異なる帳票類が多く出回り、誰がその管理者・編集者か特定できない状況となっていた。 これを改善するため、ワークフローツールの導入による電子化・可視化を検討。ひな形の種類が多い帳票類をスムーズに電子化するだけではなく、社内文書の取り扱い方法について定めたルールも検討。部門横断型での解決を目指した。
複数のワークフローツールを検討する中で、Gluegent Flow のテンプレートの多さと編集のしやすさに注目。帳票フォーマットの作成や初期設定の支援など、オンボーディング支援も手厚いことからGluegent Flow を採用。サポートスタッフのアドバイスも借りながら、社内の文書規程を刷新することもできた。
活用例2：過去に作成した帳票や添付ファイルも快適に履歴を検索
社内の文書管理規程に従って文書や帳票を保管していた段ボールが、倉庫に山積み状態だったB社。年度ごと・部署ごとで整理はされているものの、部門を横断しての事案文書や付随する報告書など、過去の書類を探し出す際は苦労することがしばしば。各部門によって書類管理・保管の方法もバラつきがあったことから、これらを整理し過去の文書類を効率よくピックアップできるようにするため、社内文書の電子化・管理状況の可視化を決意。
日々、発行される帳票が非常に多いため、データの管理や保管でストレスを溜めることがないツールを視野に、ワークフローツールをいつくかピックアップ。その中で Gluegent Flow の検索画面は「いつ・誰が・何をおこなったのか」など、過去のデータが一覧で可視化されると同時に、契約期間中は添付ファイルを継続的に保管できることなどが採用の決め手となった。Gluegent Flow 導入後、人事異動の際や退職者が出た際など、引き継ぎによる帳票の抜け・漏れも防止ができている。
活用例3：項目数が多い型番・品番データなどを自動で処理させることに成功
毎日数百種類の部品を少量ロットで製造しているC社。得意先様からのカスタマイズによる注文部品も含めると、製造部門が型番・品番などのマスターデータをアップデートとする回数は1日に何回も発生している。更新されたマスターデータの項目を、他部門が作成する発注書や見積書の項目と連携させるためのリードタイムも長期化し、承認・決裁フローをスムーズに流せていないことが課題となっていた。これまでは手作業でCSV形式のデータをメールで送付していたが、部門をまたいでの業務プロセスの効率化を目指し、データの更新を自動化・共有化できるツールを探し始めた。
ツールを探している中で、型番・品番などのデータをCSV形式でワークフローツールと連携できる Gluegent Flow が現行の業務プロセスのニーズを満たせることを確認。型番や品番などのマスターデータを自動で Gluegent Flow に取り込めることに加え、部門をまたいで各種帳票の選択項目として活用ができることも採用の決め手となった。
