監査対応を効率化したい
組織の経営目標を達成するためには、法令や社内規程に基づき適切に遂行されることが必要です。そのためには業務を調査・分析する「監査」という職務がありますが、大企業など一部の組織では義務化されており、定期的に実施する必要があります。監査の目的は不正やリスクを発見することではなく、不正やリスクが起こらない環境を構築し、業務を効率化するための活動といえます。内部統制を強化し、監査業務も効率化できる Gluegent Flow について、3つの活用例をご紹介します。
活用例7：社内規程に基づいた承認者・決裁者を設定し、内部統制を強化
組織が大きく承認者や決裁者も多いため、業務プロセスに抜けや漏れが起きがちだったG社。 社内規程は整備されていたが、意思決定のプロセスに時間がかかることが課題であった。
ワークフローシステムの中には、事前に承認者や決裁者を設定できるが、承認者の設定において設定数に制限があったり、従業員名のみの設定に限られ部門で設定ができないなど、社内規程の決裁権限基準を反映できないシステムがある。
その点、Gluegent Flowは、自部門の上長や固定した部門、部門と別に設定したグループなど柔軟に経路設定が可能。社内規程にそった承認経路をあらかじめ設定することで、従業員が迷いなく申請できるため、誤りによる手戻りも発生しないことを確認。また何らかの理由で差し戻しが発生する場合、申請者や直前の承認者など差し戻し先をできるため指定できるため、手戻りがあった場合でも、意思決定プロセスにかかる時間を無駄にすることもないことから
Gluegent Flow を採用。承認経路においても、事前設定した金額や条件で適切な経路の分岐が自動で選択されるため、申請者が迷うことなく適切な基準で承認フローを回せるようになった。
活用例8：確実に保管された承認・決裁の履歴と検索機能の活用で監査対応を効率化
稟議や申請について、メールやチャットツールで承認・決裁を実施していたH社。関係者以外は履歴が追跡できないことや、場合によっては申請のやりとりを削除できる状態にあることが内部統制上問題視されていた。最終決裁された申請書類は紙で保管していたが、監査時に活用する管理台帳を作成する手間や、書類を検索することも困難を極めていた。
Gluegent
Flowは、誰がいつ何の内容で承認・決裁したかを編集できない確実なデータとしてクラウドに保存。承認履歴を証跡として活用できることを確認。各案件（タスク）は日時・タイトル・承認者・管理番号・フリーテキストで検索できるため、調査で必要な案件をすぐに探し出すことが可能であり、監査業務を効率化できると判断した。
また、申請フォームの内容と添付ファイルは出力してアーカイブとして保管もできることから、コピーやファイリングなどの作業の負担から解放されることから採用を決めた。
活用例9：ミスや手間なく決裁データを反映したドキュメントを自動で作成、監査業務も効率化
取引先との価格決定に対して上長承認が必要なI社。これまでは承認された価格をマスターのファイルに手打ちで登録し、見積書等の取引書類に転記していた。業務監査時において、それぞれの取引先に対して正しい価格が適用されているかは紙ベースで照合。監査の手間がかかるばかりでなく、不正の意図なく転記を誤ることもあり、正しい価格を手間やミスなく入力することが課題となっていた。
Gluegent Flowは、申請フォームで申請・決裁されたデータを Google ドキュメントやAPI連携を介してWordやExcelなどに出力することが可能。データ反映は自動で行われるため、人による作業の手間やミスを起こすことなく、自動で見積書や注文書、請求書など取引関連の書類を作成することが可能となることを確認。さらには申請データはスプレッドシートやExcelに自動出力して一元的に管理ができるため、分析用の一次データとしても活用できることから導入を決めた。
