for Google Workspace

Google Workspace 環境を活用し、さらに生産性を向上させるには？

複数名で業務を行う上で欠かせないのがグループウェア。その中でも Google Workspace を利用されている企業は多いかと思います。Google Workspace 環境で、情報の共有、コミュニケーション強化、チームワーク円滑化を推進されていると思われますが、、、業務効率をさらに高めるためには、どんなアクションが必要なのでしょうか？
以下にて、よく耳にする「Google Workspace 環境の、残念な利用例」を紹介します。

残念な利用例

• Googleスプレッドシートで作成した書類をPDF化し、Gmailに添付する形で、申請や稟議を回している。
• さらに、決裁・承認の証跡として添付資料等は別途印刷し、紙の書類をキャビネットで保管している。
• 経費精算はGoogleスプレッドシートに内容を記入し、印刷した紙に印鑑を押して回覧する。経理担当は、個々に申請し承認された経費精算書類を元に、手打ちで数値を集計。Googleスプレッドシートで経費管理簿を別途作成している。
• 休暇申請や休日出勤届などにおいては、労務担当が、個々に申請し承認された休暇申請書類を元に、手打ちで数値を集計。Googleスプレッドシートの勤怠管理簿に個々に追記している。

Google Workspace × Gluegent Flowで業務効率化へ

せっかく導入した Google Workspace なので、Google Workspace と連携し、さらなる業務効率化を図ってみませんか？業務プロセスの効率化を追求する、ワークフローシステム「Gluegent Flow」がお手伝いします。
申請や稟議の電子化はもちろん、「紙から数値を転記する作業をなくしたい！」「月末の集計にかかる時間を削減したい！」などのお困りごとを解決する、Google Workspace × Gluegent Flowの活用事例を紹介します。ぜひご参考にしてください。

事例1：Gluegent Flow × Googleドライブで文書保管を効率化！

Gluegent Flowは、Gmailに申請や稟議を自動通知できます。そのため、従来、Gmailで承認依頼を受けていた承認者側もストレスなく、ワークフローへと移行できます。Gmail運用では見えづらいステータス把握が容易で、承認漏れや遅延防止にも有効です。
さらに、ワークフローの申請・稟議時に添付されていた書類を、決裁が降りたタイミングでGoogleドライブのフォルダ（お客様が指定したフォルダ）へ自動的にアップロードすることができます。 決裁済みの書類は、自動でGoogleドライブのフォルダへ格納。Googleドライブで決裁書類を検索できるため、監査対応や過去の決裁内容を参照したい時に、非常に楽に該当書類を探せます。

事例2：Gluegent Flow × Googleスプレッドシートで数値の転記、集計作業を自動化！

Gluegent FlowはGoogleドライブだけではなく、Googleスプレッドシートとも連携します。ワークフロー内の申請内容（特定の値）を、Googleスプレッドシートへ自動で書き出せるのですが、一番イメージしやすいサンプルとして、経費精算の事例を挙げて紹介します。

経費精算の事例

例えば出張費の精算をする場合、出張者情報に加え、出張にかかる金額、領収書データを添付し精算申請をワークフローで申請します。
承認者が承認ボタンを押下したタイミングをトリガーとして、

• 氏名
• 申請日
• 申請金額

などの値をGoogleスプレッドシート（お客様が指定されたスプレッドシート）へ自動的に書き出すことができます。

Gluegent FlowとGoogleスプレッドシートを連携させることで、
全体プロセスの短縮を実現！

勤怠管理も業務効率向上へ

もちろん、経費精算に留まらず、勤怠管理についても同様のことが言えます。
Gluegent Flow内で行われた休暇や休日出勤などの申請結果を、勤怠集計用のGoogleスプレッドシートへ自動で転記。デジタル ⇔ 紙の行き来をなくすことで、月末締め時の集計や突合作業などの手作業が不要になり、業務効率向上に寄与します。

Google Workspace × Gluegent Flow で業務の効率化を進めてみませんか？

自社の業務でどのように活用できるのか、Google Workspace と組み合わせて、こんな省力化や効率化はできないか？ など、ぜひお気軽にご相談ください。

• ＊こちらの記事の各種事例は、Gluegent Flow Business プランに基づきご紹介しています。プラン別の機能詳細については、 こちらをご覧ください。