Microsoft 365と
強力連携するワークフロー
ワークフローシステムを活用すれば業務の効率化やペーパーレス化を実現できますが、Microsoft 365と連携すれば、さらに大きな効果を得ることができます。
ここでは、Microsoft 365と強力に連携するワークフローシステムの導入により実現できることをご紹介します。
Microsoft 365とつながるワークフローシステム
クラウド型ワークフローシステムのGluegent Flow（グルージェントフロー）は、導入が簡単で誰でもすぐに使いこなせます。
一般的にワークフローシステムの導入や運用を成功させるにはいくつかの課題がありますが、Gluegent Flowは、Microsoft 365と連携することでそれらの課題も一気に解決します。
- ワークフローシステムを導入する際は、ユーザーアカウントを新しく設定する必要があります。その作成や設定は、システム管理者の大きな負担になります。
- 運用が開始してからも、パスワード管理や社員の異動や退職のたびにメンテナンスの手間がかかります。
- Gluegent Flowは、Microsoft 365と連携し、Azure ADやExchange で作成したアカウントをそのまま活用します。そのため、改めてユーザーアカウントを作成・管理する必要がありません。
- Microsoft 365にログインしていれば、IDやパスワードの入力なくワークフローを利用できるため、スムーズに業務を遂行できます。
- Microsoft 365には、SharePointやTeamsで使えるワークフロー機能もありますが、カスタマイズには高度な専門知識が必要です。
- Power AutomateやSharePointを用いて組織に合わせたワークフローシステムを自社で構築するには、情報システム部門に大きな負担がかかるか、有償の支援が必要となるでしょう。
- エラーが起きた場合にも、原因の特定が困難になる可能性があります。
- Gluegent Flowは、特別なプログラミング知識は不要で、直感的な操作で申請フォームや承認経路が作れます。
- 情報システム部門以外でも編集や運用できるため、情報システム部門の負担を減らすことができます。
- HTMLレイアウトエディターを使って、WordやExcelで作成した稟議書や申請書類のテンプレートを、見ためそっくりにワークフローシステムに反映することが可能です。
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- 申請/稟議では、取引先名や製品コードなどを記載するケースも多いでしょう。入力ミスや誤記を減らし、差し戻しを少なく稟議を回せるかどうかは、重要なポイントです。
- Gluegent Flowは、マスターデータをCSVで取り込むことができるため、入力の省力化や誤入力を防止できます。
- 承認／決裁されたデータを使って、別のシステムへの連携データや報告資料、管理台帳を作成することもあるでしょう。その際、再度入力したり転記しなければならないため、二度手間が発生し、入力漏れやミスが起きます。
- Gluegent Flowは、承認されたデータを指定のExcelファイルの最終行に自動的に追加することができます。
- 出力する項目やタイミングをあらかじめ設定し、Excelに自動で出力することができるため、管理簿や承認履歴を自動で記録でき、データ転記や業務の二重管理も必要ありません。
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乱立する Microsoft Teams のチームサイトを適正に運用管理
多くの企業で利用されているビジネスチャットツール Microsoft Teams の運用で抱えがちである「チームサイトの乱立」「コスト」「業務の煩雑性」という課題。
Gluegent Flow は、不要な「チームサイト」を削除し適正なチームサイトに整理することで、ガバナンスが効いた状態を保持し、安心安全な Microsoft Teams の運用を実現できます。また、必要なチームサイト数に整理することで不要なデータが削除され、SharePoint Online の容量不足の解消と適正な利用の実現などが可能です。
Microsoft 365との連携で異なるワークフローシステムの運用比較
| Microsoft 365と連携しないワークフロー | Microsoft 365と連携するワークフロー Gluegent Flow |
|
|---|---|---|
| ユーザーアカウントの設定 | 新たなアカウントの設定が必要 | Microsoft 365のアカウントをそのまま連携して活用できる |
| ログイン認証 | ワークフローシステムとMicrosoft 365でそれぞれ､ログインしなければならない | Microsoft 365にログインしていれば、ワークフローシステムにも自動遷移 |
| 承認ルートの設定 | 異動や組織変更の度に設定し直さなければならない | Exchange Onlineから自動的に組織階層をメンテナンスできる |
| フォームの作成 | 情報システム部門がゼロから作る | ExcelやWordのテンプレートをコピー＆ペーストして作成できる |
| データの連携 | 制限があるか、高度な設定が必要 | データ一覧をExcelに出力可能。さらに、承認されたデータを、指定したExcelの最終行に追加して出力できる。 |
このように、Gluegent Flow なら、いつも利用している Microsoft 365 でクラウドサービスのメリットを最大限に享受できるのです。Microsoft 365と連携するGluegent Flowは、これからのワークスタイル変革時代にも、最適なソリューションです。
- Azure ADとアカウント連携
- 紙の申請書（Excel）を再現
Case Study
Microsoft 365とGluegent Flowを活用し、紙の申請や稟議書を電子化された成功事例や、全面クラウド化によりDX推進された事例をご紹介します。
