ワークフロー管理で大切なことは、適切な権限分割。
統制強化と柔軟性どちらも実現へ

業務を可視化したり効率化したりする手法のひとつに、ワークフロー管理があります。定型業務を体系的に整理して、システムを用いて管理することで、全体の業務プロセスの改善を目指すものです。主に次のようなメリットをもたらすと考えられています。

このように様々な効果を期待できるワークフロー管理ですが、よりよい効果を得るためには適切なシステム選びが欠かせません。グループウェアの付属機能としてワークフローを導入している企業は多いと思いますが、上記のような効果を期待するには機能が不足しているものもあるので注意が必要です。

たとえば、承認者の数に制限があるワークフローの場合、起案者と上司だけで完結してしまうので、他の人が内容を把握することはできません。承認された内容を他の人と共有する必要があれば、承認後に内容をコピーして転送する手間が生じてしまいます。物品購入や情報システム部門へのIDの申請のように承認後にアクションが求められる場合も同様に、承認後に関係部署へ内容を転送しなければなりません。

また、承認経路のカスタマイズ性が低い場合も、効果は限定的になるでしょう。一定金額を超える案件、あるいはマネージャークラス以上が起案者となる案件については、監査に対応するため承認結果を残しておきたいというような要望はよく聞かれます。金額や起案者の役職によって承認経路を変えられるワークフローであれば、簡単に実現できることです。しかし承認経路のカスタマイズ性が低いワークフローでは、運用で対応せざるを得ないこともしばしば。一定金額を超える案件のみ、マネージャークラス以上が起案者の場合のみワークフローを使うようにしているという現場も珍しくありません。これでは監査には対応できても、全稟議、全従業員を対象にした内部統制としては機能しません。

ワークフロー管理をどのレベルで行うかという視点も、重要です。業務プロセス全体を改善するためには全社で管理する方がよさそうに思えますが、承認経路のメンテナンスや文書の管理は業務現場に近い方がやりやすいでしょう。このように一長一短あるため、全社で管理するべきか、業務に関連する部署ごとに管理するべきかは、悩ましい問題です。それぞれのメリットとデメリットをここで整理してみましょう。

比較してみると、全社でワークフロー管理を行うと管理能力を強化でき、部署ごとに行うと柔軟性を高められるという傾向が見て取れます。

全社でワークフロー管理を行う場合のデメリットに注目すると、全社の文書や経路を現場から離れた場所で一元管理しなければならないことに起因していることがわかります。反対に、部署ごとにワークフロー管理を行うデメリットに注目すると、全社で統一の運用ルールが適用されていないことに起因していることもわかります。

つまりこれらを解決するためには、基本的な運用ルールは全社で統一しつつ、細かいメンテナンスは現場に任せられるシステムが必要です。Gluegent Flow（グルージェントフロー）なら、その希望をかなえることができます。

部署ごとにモデル管理者を配置すれば、業務の変化に応じてワークフローの入力項目や承認経路を編集できる柔軟性を持つことができます。その一方で全体の管理は情報システム部門が行うことで、文書管理など一定の運用ルールを統一することができます。情報システム部門がすべてを細かく管理するわけではないので、運用負荷が一ヵ所に集中することも防げます。全社でワークフロー管理を行う場合と部署ごとにワークフロー管理を行う場合のいいとこ取りができる、それがGluegent Flowです。