グループウェアの導入、移行を検討する際には
ワークフローも一緒に検討した方がいい、その理由とは

情報を共有することで業務を支えるという観点で、グループウェアはワークフローと似ています。ワークフローを機能として実装しているグループウェアも多いので、違いについて考えることはあまりないかもしれません。しかしグループウェアとワークフローでは、情報共有の先にある目的が異なります。

グループウェアはメールやスケジュールなどの情報を共有することで、人と人をつなぎます。一方ワークフローは情報を共有することで、ある業務を次の業務につなぎます。

近年、Google Workspace や Microsoft 365 をグループウェアとして導入する企業が増えています。これらのグループウェアは、メールを中心に、共有可能なカレンダーやストレージなど多くの機能がクラウドで提供されます。日々の業務に欠かせない文書作成や表計算などのオフィス系アプリを含んでいることは、他のグループウェアにない大きな特徴であり、メリットとして選択する理由にもなるでしょう。

メールやチャットでも情報共有はできますが、蓄積された情報の活用には強くありません。特にチャットはスピード感を持って情報共有できますが、会話が流れてしまった後で必要な情報を探すのは大変です。ワークフローがあれば、承認された結果が決まった場所に保存されるから、あとで見返すのも簡単なのに……。

作成した文書の共有は、Google Workspace も Microsoft 365 も得意とする部分です。しかし個々人が簡単に共有できるので、ファイル管理のルールを全体で統一するのは容易ではありません。
人によって異なるフォルダ構造、個人がそれぞれ勝手につけたファイル名を読み解きながら過去の資料を探すのは大変。うまく見つからなかったら、せっかく蓄積した情報資産を活用できないことになります。ワークフローがあれば、キーワードで検索して関連する申請をたどって、すぐに必要な資料が見つかるのに……。

Google Workspace にはワークフロー機能があるから大丈夫、そう信じて移行したけれど機能的に不足があり、結局他の製品を導入することに。あるいは、Microsoft 365 にはSharePointがあるから大丈夫、そう信じて移行したのに、SharePointとPower Automateを使ったシステム構築は簡単ではないとわかり外部に発注、追加の開発コストやメンテナンスコストがかかることに。初めから組み合わせて導入できるワークフローを選んでおけば、予定外の出費や開発対応の時間を使うこともなかったのに……。

国産グループウェアを使っていて、Google Workspace や Microsoft 365 への移行を検討しているのなら、合わせてワークフローの導入を検討するといいでしょう。そうすれば、上に書いたような残念な未来を回避することができるはずです。

しかし、組み合わせるワークフロー製品に多大なコストがかかったり、メンテナンスの手間がかかるのでは本末転倒というものです。そこでおすすめしたいのが、Gluegent Flow(グルージェントフロー)。Google Workspace、Microsoft 365 と組み合わせて使われることを念頭に開発されたワークフローです。

• ID基盤の連携機能を持つので、ワークフローのためだけにユーザー管理を行う必要はありません
• シングルサインオン機能を使えば、ユーザーに意識させることなくシームレスにワークフローを使ってもらうことができます

Google Workspace、Microsoft 365 の導入を検討するなら、ご一緒にGluegent Flowもいかがでしょうか。