合議・回覧・決裁など
複雑な承認ルートをワークフロー化

まずは紙の稟議をイメージしましょう。稟議書や申請書は、申請者が起案し、上長や承認者・決裁者へ回覧され、最終的に社内決裁が下ります。承認ルート・承認フローとは、誰が申請し、誰がその申請を承認し、その後誰が決裁するのかという経路やプロセスのことを指しています。ワークフローシステムでは、人と判断アクション（承認・却下・差し戻しなど）を各プロセスごとに設定し、承認ルートを設計します。

承認ルートには、有給休暇の申請など、申請者が起案→上長が確認し承認といった２ステップで終わるシンプルなものから、数百万円の物件購入など、申請者が起案したのち、多数の確認・承認・合議を経て、決裁者の判断を仰ぐような複雑で複数ステップを踏むものもあります。複雑な場合、ワークフローシステムでの設定は骨が折れそうですが、なぜ必要なのでしょう。理由を見てみましょう。

ここからはワークフローシステムで設計する「承認ルート」がなぜ重要なのか、3つの視点で解説します。

ワークフローシステムにて、正しく承認ルートを設定すれば、全従業員が同じルールのもとで社内稟議や社内手続きを行い、適切に申請・承認・決裁といった工程を経ることができます。正しい意思決定プロセスを行う、この状況は内部統制が取れているという状態だと言えます。いつ、だれが、何を申請し承認したかを明確化し、その証跡を蓄積。万が一の場合も証跡が追跡可能であり、適切な管理下にあると言えます。

承認フロー・承認ルートが未整備な場合、申請の度に、承認者や決裁者が異なる事象が起こりかねません。この環境では、申請者が誤提出しやすいだけでなく、承認者が不正や粉飾、情報改ざんなどができてしまうブラックボックス化のリスクの温床となる恐れがあります。一方、ワークフローシステムで正しく承認ルートを設定すれば、承認者や決裁者を適切に指定でき、明確にできます。つまり、ワークフローシステムは不正決裁や粉飾、情報改ざんを抑止でき、リスク対策としても有効です。

「稟議はどこ？休暇中のＡ部長で止まってたー！」なんてことはありませんか？ワークフローシステムで承認ルートを正しく設定すれば、どこのプロセスまで進んだのか、どこで滞留しているのかステータスをリアルタイムで確認でき、不必要に時間や手間をかける必要がなくなります。事前に、代理承認者を設定しておけば、承認者が出張や休暇で不在であったとしても承認フローが止まることなく、承認・決裁へと進めることができます。

ここでは、「承認ルート」について実際に弊社宛てに届いたご質問やご相談内容を紹介します。回答は、弊社が提供しているワークフローシステム「Gluegent Flow 」を元に行っています。ぜひ、御社でも同様の悩みがあれば、参考になさってください。

Q:現行のワークフローシステムでは、申請が承認ルートのどこにあるか確認できない。
A:Gluegent Flowには自分の申請リストを確認する一覧画面が用意されています。この画面では、該当の申請がどの工程まで進んでいるかをリアルタイムで確認することが可能です。また、通知機能を用いれば、承認や決裁などプロセスが進む度にメール通知を受け取ることもできるため、申請がどの程度進んだのか不明になることはありません。

Q:申請時に社内規定を確認して、自分でいちいち承認者を設定しなければならない。
A:Gluegent Flowでは、承認ルートを事前設定でき、申請者が都度、承認者を設定する必要はありません。また、承認者や決裁者の設定は、特定の個人を事前設定することもできますが、起案者の上長、事業部長など「部署や役職」で設定することもできます。これにより、人事異動や組織変更時も、承認者の変更は不要。社内規定が変わらない限り、部署や役職で設定していれば、いちいち設定を修正する必要はありません。

Q:承認ルート内のステップ数に上限があり、大規模な承認ルートが設定できない。
A:Gluegent Flowにはステップ数の上限がありません。そのため、決裁後の後工程をルートに加え、申請から事後対応までをGluegent Flow で設計することも可能です。例えば、端末貸与申請を行い、上長に承認を得、情シス部長が決裁。その後、情シス担当者が申請者に端末の引き渡し日時を取り決め貸与を完了するといった、一連の流れを、Gluegent Flow で整備することも可能です。

Q:申請する金額や、内容によって条件分岐ができないため、都度自分で選ばないといけない。
A:Gluegent Flowでは、金額や申請内容に応じて、自動で分岐する設定が可能です。生成AI搭載のユーザーアシスト機能により、ITリテラシーの有無に関わらず、条件分岐をかんたんに設定できます。

Q:承認ルート上にいる人に、特定の項目を見せたくないが現状では全て見えてしまう。
A:Gluegent Flowでは、承認ルートのステップ毎に、申請フォーム項目の表示・非表示の設定を行えます。例えば扶養申請など、個人情報を記載する必要がある場合、承認ステップでは承認者の上司に詳細を非表示（隠した状態）で回覧し、決裁ステップでは決裁者である人事部長は表示（閲覧できる）といった設定ができます。

Q:部署をまたいで兼務している人がいると、それぞれの部署にその人を登録しなければならず二重管理になっている。
A:Gluegent Flowでは、複数の部署に1人の人を所属させる設定が可能です。兼務者はどちらの部署に関する社内稟議なのか、申請時に選択するだけで起案を行えます。例えば主務がA部門であれば、A部門をデフォルトの設定にしておくことも可能です。また、Aさんが承認する場合は、承認ルート内でどの部署のAさんに対し承認依頼しているのかを事前設定されているため、Aさんは部門を意識せず承認できます。

Q:申請から確認、決裁へと進めている最中に、途中で承認者の追加ができない。
A:Gluegent Flowでは、回覧途中に承認者を追加できます。回覧途中で、承認者を追加することもできますし、承認後に情報共有先として追加することもできます。

Q:承認ルートに入っていない人に情報を共有させることができない。
A:Gluegent Flowでは、承認ルートに入っていない人にも情報共有できる仕組みがあります。ひとつは、経路の途中や最後に自動でメール通知し情報共有する方法で、もうひとつは、共有したい方に該当の稟議書類の閲覧権限を付与するという方法があります。

Q:承認履歴がフォーム画面から確認できず、2つの画面をいったりきたりしないといけない。
A:Gluegent Flowは、申請フォームと同一画面で、誰がいつどの判断を行ったかの履歴が掲載されています。また、疑似押印の形でフォームに履歴を表示することもでき、一覧でご確認いただけます。さらに、申請内容と承認履歴を1枚で出力することも可能です。

今回はワークフローシステムの承認ルートの重要性について解説しました。承認ルートを正しく設定すれば、内部統制やリスクマネジメントの強化が可能です。
そこでぜひ、弊社のワークフローシステム「Gluegent Flow」をご活用ください。今回紹介したお問い合わせ内容以外で、確認したい点、相談したい点などございましたら、お気軽にこちらからお問い合わせください。