複雑な稟議規程も反映できるワークフローシステム

稟議規程は2つの要素から成り、どういったものが稟議の対象になるかという「稟議事項の基準」と、その稟議がどのように起案され、決裁されるかという「稟議の手続き」を定めています。稟議規程を定めることで、意思決定プロセス、内部統制・責任と権限の範囲の明確化が実現できます。その結果、担当者は規程に基づいた運用ができるようになるため、稟議制度の安定化につながるでしょう。

稟議規程を定める重要性は理解しつつも、実際には稟議規程を社内に徹底させる担当者が頭を抱えてしまうような悩みも存在します。ここでは以下の3点について見ていきます。

• 悩み1. 承認フローが複雑であったり、長かったりするため理解に時間がかかる
• 悩み2. 組織改編が多く、規程の更新に時間をとられてしまう
• 悩み3. 稟議規程を現場に徹底するのが難しい

企業の従業員や部署の数はさほど多くないうちは、稟議規程もシンプルな形で運用可能です。しかし、従業員の増加に伴い部署や役職が増えてくると、それだけ稟議規程も複雑になってきます。なかには多くの承認者が必要で、承認フローが長くなる稟議や合議、多数決といった複雑な承認パターンを有する稟議も登場します。

承認フローが長くなったり、複雑になったりすると、それだけ管理をするものも増えるため、修正や変更といったメンテナンスにも時間を割かなければなりません。

稟議の内容に合わせて、どの内容を誰が承認・決裁するかが定められていますが、組織改編が多い企業では、その都度、どの稟議に影響があるか調べる必要があります。その上で、修正すべき箇所があれば、全てに対してメンテナンスを行わなければなりません。従業員の多い企業になれば、それだけワークフローの数も増えるため、組織改編のたびにメンテナンスをしていては、そちらに工数が割かれてしまい、本来すべきDX化などの業務が推進できなくなってしまいます。

関係者のノウハウや、フローの分岐の条件を稟議規程で細かく設定しても、そのルールを関係者に徹底するのは困難です。細かく設定すればそれだけ稟議規程も分厚いものになってしまい、必要な情報にたどり着くのも難しくなるでしょう。一方で、細かく規程に書かなければ、暗黙の了解のもとで進められている内容や、保管や通知といった細かなルールなど、規程に書かれていない内容が属人化しかねません。さらにここに運用に伴う規程の変更が関わってくると、規程の管理者は頭を抱えてしまうでしょう。

稟議規程に沿って、社内稟議を電子化するために、ワークフローシステムを導入するケースを目にします。ただし、せっかく導入したシステムであっても、実際に使い始めるとそんなはずではなかったとなる場合もあるようです。ここでは、稟議にワークフローシステムを導入した場合に起こりうる失敗例をまとめます。

企業では定期的に組織変更が行われるものです。その組織変更のたびに、ワークフローシステム側の人事情報も変更し、承認者を変更していては、担当者の負荷が大きくなってしまいます。社内で使用しているアカウント管理の仕組みと連動する機能があれば、組織変更があったとしてもワークフローシステム側で特別な変更を行う必要はありません。組織変更を見越した設定ができるのか確認しておくことが重要です。

ワークフローに対して、直接承認や決裁で関わることはないものの、内容を閲覧してもらったり、後から確認してもらったりするケースが存在します。確認・閲覧権限が設定できないワークフローシステムであれば、わざわざ承認者として設定しなければなりませんが、そうなると無駄な手間が生じてしまいます。実際のワークフローにどのような権限が設定できるかを事前に押さえておくといいでしょう。

稟議の承認フローで、承認者や決裁者を個人名や社員コードで指定しなければならないワークフローシステムが存在します。この場合、対象者が異動したり組織変更が行われると、その対象者が関わるワークフローを洗い出して変更する必要性が生じます。ワークフローの数が少ないうちはまだ影響もあまりありませんが、ワークフロー数が増加してくるにつれ、対応する工数が劇的に増加してしまいます。

一度、作成したワークフローであっても運用しているうちに、新たなルールが生まれたり、項目に変更が必要となったりして編集や変更を行う場合があります。その内容は軽微なものから複雑なものまで想定されますが、そのすべてを情報システム部門で担っていては、従業員がいくらあっても足りなくなってしまうでしょう。軽微な編集や変更であれば現場で対応できるよう、プログラミング知識が無くても変更できるワークフローシステムを選ぶことをおすすめします。

これまで紙やExcelなどで運用していた稟議書を、ワークフローシステムに置き換えた際に、入力フォームが変わりすぎていて使用方法がわからず、現場にあまり普及しなかったという声を耳にします。帳票の形式にはこだわりの強い人もいるので、もともと使用していた見た目を再現しやすいワークフローシステムを採用するといいでしょう。

実際に起案され、承認・決裁された稟議書を、別途アーカイブに保存して監査に使用するというケースが存在します。ただワークフローシステムのなかには、監査での利用を想定していない、もしくはアーカイブをするには別途高額な費用がかかるというものも存在します。アーカイブしやすい仕組みが採用されており、さらに検索性にも優れたワークフローシステムを採用すれば、監査対応時の負荷も削減することができるでしょう。

では実際に、ワークフローシステムを失敗せずに導入するにはどうしたらいいのでしょうか？ポイントは、「ワークフローシステムの導入検討」と「導入後の運用イメージの構築」を同時に行うことです。

ワークフローシステムの導入に失敗しているケースを見てみると、人事変更時の大変さや、編集・変更時の手間といった導入後の運用イメージを考慮せずに、システムを導入しようとしていた場合が目につきます。実際のワークフローを利用した運用イメージをもとに、丁寧な準備と、スムーズな社内展開につなげましょう。

その手段として、稟議規程などで手順を明文化することは重要です。ただし、そのすべてを文書化したとしても社内に徹底することは困難でしょう。ワークフローシステムを用いれば、わざわざ明文化しなくても自動化できるものが存在します。例えば、稟議内容や、承認ルート、条件分岐などのルールを自動で反映させることが可能です。

稟議規程などで手順を明文化することは重要です。ただ、そのすべてを文書化したとしても社内に徹底することは困難でしょう。ワークフローシステムを用いれば、わざわざ明文化しなくても自動化できるものが存在します。例えば、稟議内容や、承認ルート、条件分岐などのルールを自動で反映させることが可能です。

弊社のクラウドワークフローシステム「Gluegent Flow」（グルージェントフロー）には下記の機能が存在するため、ワークフローシステム導入に失敗することはありません。

• アカウント情報は、Microsoft 365 やGoogleアカウントの組織階層が自動で反映されるため、ID管理がやりやすい。
• 承認フローに対して、確認・閲覧者の設定が可能。
• 承認ルート上の人は、個人での設定も可能であるが、役職での設定も可能。
• 編集・変更権限を細かく設定できるため、軽微な変更であれば現場でも対応可能。
• 入力フォームのレイアウトは自由度が高く、従来使用していた帳票の見た目を再現できる。
• アーカイブの保存ができるため、監査対応も短期間で行える。

また、上記の機能のほかにも、下記のような特徴があります。

• 通知や催促の自動化で時間短縮できる。
• カスタマーサクセス、コンシェルジュの手厚いサポートがあるため、困ったことがあればいつでも質問可能。また、有償での設定代行サービスもあります。

稟議規程となると、企業ごとに独自の文化があり、つい複雑なものになりがちです。特に日本企業の稟議規程は複雑で、海外製のワークフローシステムでは機能が不足しているという声を耳にします。しかし、弊社の「Gluegent Flow」であれば、これまでにも多くの企業の社内稟議の電子化に貢献してきました。これまでの実績と経験をもとに、御社のシステム化をサポートいたします。実際にGluegent Flowで稟議規程をシステム化されたい方は、こちらより気軽にお問い合わせ下さい。