稟議規程の社内定着を、ワークフローシステムで実現

稟議規程は2つの要素から成り、どういったものが稟議の対象になるかという「稟議事項の基準」と、その稟議がどのように起案され、決裁されるかという「稟議の手続き」を定めています。稟議規程を定めることで、意思決定プロセス、内部統制・責任と権限の範囲の明確化が実現できます。その結果、担当者は規程に基づいた運用ができるようになるため、稟議制度の安定化につながるでしょう。

稟議規程を定める重要性は理解しつつも、実際には稟議規程を社内に浸透・徹底させる管理部が頭を抱えてしまうような悩みも存在します。ここでは以下の3点について見ていきます。

• 悩み1. 稟議規程を現場に徹底するのが難しい
• 悩み2. 承認までに時間がかかる
• 悩み3. 組織改編が多く、規程の更新に時間をとられてしまう

従業員に徹底させるためには、シンプルな稟議規程がベストです。ところが、実際の稟議規程は、金額や条件によって決裁者が異なったり、申請内容によって確認者や承認者を追加する必要があるケースが多いのではないでしょうか。シンプルとは程遠い複雑なルールを全従業員に徹底するのは困難です。一方で、規程に細かく明文化していなければ、属人的判断やブラックボックス承認を許可するリスクがあり、稟議規程として機能しなくなります。細かい稟議規程をいかに全従業員に浸透させるかが鍵なのです。

稟議規程に準拠した承認フローは、最低でも「申請・承認または決裁」の2ステップが必要となり、最低1名が、申請内容を確認する時間を要します。確認時間を最小限にするためには、承認者が判断しやすいように申請内容が提出されている必要があります。しかし、従業員は経歴や年齢もバラバラなため、申請者によって申請内容や粒度もバラバラになりがちです。いかに待ち時間を減らし、申請内容を判断しやすいように整え、承認に要する時間を削減するかが鍵といえるのではないでしょうか。

稟議規程での記載はないが、部署やチーム単位でローカルルールとして承認フローや回覧ルートが定められているケースがあります。その多くは、情報共有や事前確認、合意を目的に、関係者に稟議書を回しています。しかし、管理部ではローカルルールを把握しておらず、部署毎のルール追加や変更のたびに書式変更の依頼があり、都度都度テンプレートや項目のメンテナンスを行わなければならなくなります。稟議規程に準拠しつつ、部署単位の利便性やローカルルール適用を確保できるかが、承認フロー定着の鍵となります。

稟議規程の浸透や定着を狙って、社内稟議システムとしてワークフローを導入したものの「こんなはずではなかった」と感じるケースがあるようです。ここでは、稟議にワークフローシステムを導入した場合に起こりうる失敗例をまとめます。

多くの企業が定期的に、人事異動や組織変更を行っています。その度に、ワークフローシステムの設定内容に変更が必要で、組織情報を変更しなければならない仕様ならば、担当者の運用負担は図り知れません。ただし、グループウェアのアカウントと連携する、組織変更に強いワークフローもあります。ワークフロー運用時のメンテナンス稼働の有無や頻度などを、ワークフロー選定時に確認することが重要です。

稟議規程ではないものの、部署やチーム毎のローカルルールで関係者を確認者や閲覧者として承認フローに入れるケースがあります。また申請内容に寄って申請者や承認者が情報共有や合議を目的に、関係者を承認フローに追加したくなるケースもあります。このような変更・編集に対応できない、ワークフローシステムや承認フロー機能があるので注意が必要です。選定時に、承認フローに関係者を追加・削除できるか否かを確認しておきましょう。

ワークフローシステムの中には、承認者や決裁者の設定を、申請者の上長となる「所属部署の課長や部長」など役職で設定できるシステムもありますが、個人名や社員コードでしか設定できないものもあります。この場合、人事異動がある度に、承認フロー全てを洗い出し、承認者や決裁者の変更が必要か否かを確認したり、実際に新体制に合わせ編集する必要が出てきてしまいます。定期的に人事異動があるなら、「役職」で設定できるワークフローをお勧めします。

ワークフローシステムがあれば、もっと便利に使うために設定を編集したい、別の業務フローに使いたいが部署の業務フローに合わせたいといった要望は必ず生まれます。追加要望の実装可否はシステム担当者が判断すべきかもしれませんが、編集や修正作業は追加要望を出した部署やチームで行っても良いのでは？ワークフローシステムの中には、編集や修正できる方を限定させる仕様もあり、注意が必要です。

これまで紙やExcelなどで運用していた稟議書を、ワークフローシステムに置き換えた際に、入力フォームが変わりすぎていて使用方法がわからず、現場にあまり普及しなかったという声を耳にします。帳票の形式にはこだわりの強い人もいるので、もともと使用していた見た目を再現しやすいワークフローシステムを採用するといいでしょう。

実際に起案され、承認・決裁された稟議書を、別途アーカイブに保存して監査に使用するというケースが存在します。ただワークフローシステムのなかには、監査での利用を想定していない、もしくはアーカイブをするには別途高額な費用がかかるというものも存在します。アーカイブしやすい仕組みが採用されており、さらに検索性にも優れたワークフローシステムを採用すれば、監査対応時の負荷も削減することができるでしょう。

では実際に、ワークフローシステムを失敗せずに導入するにはどうしたらいいのでしょうか？ポイントは、「ワークフローシステムの導入検討」と「導入後の運用イメージの構築」を同時に行うことです。

ワークフローシステムの導入に失敗しているケースを見てみると、人事異動に伴う設定変更の範囲や内容を整理してなかったり、誰がどんな編集・変更をできるのかといった運用イメージを考慮せずに、システムを導入しようとしていた場合が目につきます。実際のワークフローを利用した運用イメージをもとに、丁寧な準備を行い、スムーズな社内展開につなげましょう。

稟議規程などで手順を明文化することは重要です。ただ、そのすべてを文書化したとしても社内に徹底することは困難でしょう。ワークフローシステムを用いれば、わざわざ明文化しなくても自動化できるものが存在します。例えば、稟議内容や、承認ルート、条件分岐などのルールを自動で反映させることが可能です。

弊社のクラウドワークフローシステム「Gluegent Flow」（グルージェントフロー）には下記の機能が存在するため、ワークフローシステム導入に失敗することはありません。

• • アカウント情報は、Microsoft 365 やGoogleアカウントの組織階層が自動で反映されるため、ID管理がやりやすい。
  • 承認フローに対して、確認・閲覧者の設定が可能。
  • 承認ルート上の人は、個人での設定も可能であるが、役職での設定も可能。
  • 編集・変更権限を細かく設定できるため、軽微な変更であれば現場でも対応可能。
  • 入力フォームのレイアウトは自由度が高く、従来使用していた帳票の見た目を再現できる。
  • アーカイブの保存ができるため、監査対応も短期間で行える。

また、上記の機能のほかにも、下記のような特徴があります。

• • 通知や催促の自動化で時間短縮できる。
  • カスタマーサクセス、コンシェルジュの手厚いサポートがあるため、困ったことがあればいつでも質問可能。また、有償での設定代行サービスもあります。

稟議規程となると、企業ごとに独自の文化があり、つい複雑なものになりがちです。特に日本企業の稟議規程は複雑で、海外製のワークフローシステムでは機能が不足しているという声を耳にします。しかし、弊社の「Gluegent Flow」であれば、これまでにも多くの企業の社内稟議の電子化に貢献してきました。これまでの実績と経験をもとに、御社のシステム化をサポートいたします。実際にGluegent Flowで稟議規程をシステム化されたい方は、こちらより気軽にお問い合わせください。