フォーム作成マスターデータ活用

マスターデータの例

これらの商品の受注処理をするワークフローを考えた場合、手打ちで品番コードや品名や単価を入力したら時間がかかるだけでなく、打ち間違いが多く発生し手戻りやトラブルの要因になります。しかし、マスターデータとしてあらかじめGluegent Flowにこの情報を入れておけば、申請者は選ぶだけとなり、これらの問題を回避できます。
ところが、入力フォームにそれぞれのデータを組み込んでしまった場合、商品の追加・廃止や価格を変更するたびに、マスターデータを変更する必要があります。入力フォームの編集は一定の権限が必要であり誰でも変更できるわけではなく、対応者は情報システム部門や上位役職者、部門内で権限がある方に限られます。

ワークフローのマスターデータ作成方法

まずはマスターデータの作成方法をご紹介します。Gluegent Flowにおいては、マスターデータの作成方法は以下の4パターンあります。

• １）直接入力
• ２）Excelで作成
• ３）スプレッドシートで作成
• ４）CSVで作成

データ件数が少ない場合は直接入力でも良いですが、多くの場合においてマスターデータは件数が多く、頻繁には変わらないが、変更される可能性があるのではないでしょうか。そのようなデータのメンテナンスを上位役職者や特別な権限を持つ情報システム部門に限ってしまうと業務負担が大きくなり、短時間で反映させることも難しくなってしまいます。
そこでGluegent Flowは、マスターデータの作成・管理と、入力フォームへの反映の権限を分けられるようにしています。

データは以下のように記述します

ワークフローへのマスターデータ登録

マスターデータのGluegent Flowへの登録は、Gluegent Flow管理者が行います。ここで登録したマスターデータは複数の入力フォームで活用できます。そのため、1か所のマスターデータを更新すれば、それを活用しているすべての入力フォームに自動的に反映されるのです。
Google Workspace と連携してご利用であれば、スプレッドシートでマスターデータを作成することで、システム管理者でなくてもマスターデータを更新することができます。マスターデータはスプレッドシートのURLで登録するため、そのマスターデータの編集権限があればどなたでもマスターデータを管理できます。

マスターデータの更新

マスターデータはスプレッドシートを直接編集したり、CSVをアップロードすることで更新可能ですが、手作業は漏れやミスの要因となります。
そこで弊社では、お客様のローカル環境の基幹システムのCSVデータをSharePoint上のExcelやGoogle Workspaceのスプレッドシートに定期的に変換するGluegent Bridgeというツールをご提供しています。
＊Business プランはGluegent Bridgeを標準提供しています。

マスターデータの入力フォームへの反映

登録されたマスターデータは、入力フォームを作成する際に選択できます。
Gluegent Flowは、申請（タスク）を作成するたびに、その入力フォームで参照しているマスターデータの内容を読み込みます。読み込んだデータを使って、申請時のプルダウンメニューに表示します。申請者すべてが単一のスプレッドシートから取得されるデータを利用するため、価格等の相違もありませんし、選択式にすることで表記の揺れも抑えることができます。

外部データとしてマスター管理をするメリット

このように、Gluegent Flowでは、マスターデータをExcelやスプレッドシート、CSVで作成できるため、柔軟に利用することができます。また、入力フォームとマスターデータの管理権限を明確に分けることで、重要なデータを安全に共有、利用するとともに、Gluegent Flow管理者への業務負荷も軽減します。

• ＊こちらの記事は、Gluegent Flow Businessプランを基に紹介しています。